§ 2.10 Internkontrollsystem
KBO-enheter skal ha et internkontrollsystem som dokumenterer at det er etablert en systematikk for å sikre etterlevelse av kravene i energiloven kapittel 9, energilovforskriften § 3-5 bokstav c, § 5-3 bokstav c og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne forskrift.
Internkontrollsystemet skal inneholde dokumentasjon for at alle tiltak etter kravene i første ledd er på plass og fungerer etter sin hensikt. Internkontrollsystemet skal holdes oppdatert og gjennomgås slik at det gjenspeiler faktisk tilstand.
Internkontrollsystemet skal være tilrettelagt for gjennomføring av tilsyn i samsvar med de krav som er stilt.
KBO-enheten skal dokumentere at de følger bestemmelsene i energiloven, energilovforskriften og kraftberedskapsforskriften. Systemet skal kunne gi virksomheten innsikt i om tiltakene som er systematisert fungerer etter hensikten. Det samme systemet skal kunne gi tilsynsmyndigheten en rask og korrekt dokumentasjon over status med hensyn til alle relevante bestemmelser etter denne forskriften.
Systemet må jevnlig oppdateres, gjennomgås og gjenspeile faktisk tilstand.
NVE legger ikke spesielle føringer for hvilken type system KBO-enheten skal bruke eller hvor omfattende dette skal være. Den enkelte virksomhet kan selv bestemme dette. Bestemmelsen gir ingen avgrensning med hensyn til å bruke eller tilpasse allerede etablerte internkontrollsystemer, så lenge bestemmelsens vilkår er oppfylt gjennom å dokumentere at alle krav til beredskap i lov og forskrift er dekket.
Eksempel: Et godt internkontrollsystem inneholder
- Liste over alle paragrafer i kraftberedskapsforskriften
- Under hver paragraf listes det opp referanser til relevante styringsdokumenter
- Dokumentene inneholder informasjon om hvordan virksomheten oppfyller kravet i den spesifikke paragrafen
- Dokumentene linkes opp til relevant paragraf
I et godt internkontrollsystem vil man lett kunne finne fram til hvordan virksomheten oppfyller alle krav i f.eks. kraftberedskapsforskriften. Om man ved tilsyn blir bedt om å vise fra den flerårige øvelsesplanen, så kan den lett gjenfinnes om den allerede er linket opp til § 2-7 i en ryddig og oversiktlig struktur. Ved tilsyn er det enkelt å vise hele internkontrollsystemet og hvordan man oppfyller hvert enkelt krav ved å trykke på linkene hvor man kommer rett til de oppdaterte dokumentene.