Iverksettingstid: Hvor mye tid er det behov for?

Iverksettingen av organisatoriske sikringstiltak varierer avhengig av tiltakets type, kompleksitet, organisering og lokale forhold. Det finnes derfor ikke én standard iverksettingstid som gjelder for alle tiltak.

For å kunne vurdere og planlegge iverksettingen på en systematisk måte deler vi den inn i faser. Denne inndelingen er ment som et verktøy for å strukturere vurderingene som beskrives nedenfor. Detaljnivået må tilpasses tiltakets karakter og konsekvensene dersom det ikke fungerer som forutsatt.

Når dere har identifisert alle nødvendige oppgaver, må dere vurdere og dokumentere tidsbruken for hver oppgave. Den samlede iverksettingstiden finner dere ved å se oppgavene i sammenheng, inkludert avhengigheter mellom oppgaver og aktiviteter som kan utføres parallelt.

Iverksettingstiden kan deles inn i følgende faser:

• triggerutløsning: starttidspunktet for iverksettingen
• reaksjon: tiden det tar å gjøre nødvendige vurderinger fra triggeren blir utløst, til det er bestemt at det organisatoriske sikringstiltaket skal settes opp
• mobilisering: tiden det tar å få på plass personell og utstyr til å aktivere tiltaket
• aktivering: tiden det tar å transportere og montere det organisatoriske sikringstiltaket, eller tiden det tar for at et fastmontert tiltak skal lukkes, automatisk eller manuelt
• kontroll: tiden det tar å kontrollere at det aktiverte tiltaket er satt opp korrekt og fungerer som det skal

I tillegg må dere legge inn et sikkerhetspåslag for å ta høyde for usikkerhet. Som utgangspunkt anbefaler vi en sikkerhetsfaktor på 1,2 for den estimerte iverksettingstiden.

Figuren nedenfor illustrerer sammenhengen mellom vannstandsutvikling, varslingstid og iverksettingstid for et organisatorisk sikringstiltak. For at tiltaket skal kunne aktiveres før vannstanden når toppen av basissikringen, må varslingstiden være lengre enn iverksettingstid med sikkerhetspåslag.

I de følgende avsnittene beskriver vi de ulike fasene som til sammen utgjør iverksettingen. Til slutt beskriver vi en framgangsmåte for å estimere iverksettingstiden.

Oppgavene som skal utføres, og ansvaret for gjennomføringen, skal beskrives i beredskapsplanen for sikringstiltaket. Denne omtales i steget Beredskapsplan for sikringstiltaket.

Når dere planlegger og prosjekterer et organisatorisk sikringstiltak, må dere lage en oversikt over oppgavene som skal utføres i forbindelse med iverksettingen av tiltaket. Beskriv hvordan oppgavene henger sammen, og anslå tidsbruk både for hver enkelt oppgave og for den samlede iverksettingen fra start til slutt.

Oppgavebeskrivelsene skal inngå i beredskapsplanen for sikringstiltaket. Dere må fastsette mål for hver oppgave og legge inn utfyllende informasjon om hva som kreves for å utføre dem, blant annet innenfor disse områdene:

• Ressurser og ansvar: Hvem skal utføre oppgaven, hvilken kompetanse kreves (for eksempel gjennomførte kurs), og hva trengs av personlig utstyr som vernetøy og verneutstyr?
• Utstyr: Hva slags fysisk utstyr og eventuelle maskiner er det behov for?
• Risikoer og risikoreduserende tiltak: Hvilke forhold er viktige å ta med i ROS-analysen, og hvordan kan risikoene reduseres?

På forprosjektnivå skal alle steder og strekninger som inngår i iverksettingen, befares. Formålet er å identifisere og beskrive mulige sårbarheter og å redusere risiko som kan ha betydning for iverksettingen.

Nedenfor beskriver vi oppgaver som inngår i de ulike fasene som til sammen utgjør iverksettingen av et organisatorisk sikringstiltak. Oversikten er ikke uttømmende, men kan være til støtte når dere skal vurdere hvilke oppgaver som må gjennomføres i forbindelse med iverksettingen.

Triggerutløsning

Triggerutløsningen er første fase i iverksettingen. Den kan være basert på konkrete terskelverdier fra sanntidsmålinger eller varslingsnivåer for regionale eller stedsspesifikke farevarsler. Signalet om triggerutløsning kan komme fra flere typer triggere, på ulike nivåer, og vil derfor også være startskuddet for forskjellige reaksjoner. Se også steget Triggere, der flere triggertyper er beskrevet

Reaksjon

Når en trigger utløses, krever det en reaksjon. Hva slags reaksjon som er nødvendig, avhenger blant annet av triggertypen og det konkrete organisatoriske sikringstiltaket. Reaksjonen må være basert på et system med forhåndsdefinerte oppgaver, der det er beskrevet hvordan oppgavene skal utføres, steg for steg.

Signalet fra en trigger mottas typisk av en kommunalteknisk vaktsentral for drift (vei, vann, avløp) eller en annen døgnbemannet tjeneste. Mottakeren må først gjøre en vurdering. Det innebærer blant annet å vurdere om det kan foreligge feil i måledata, og om signalet er relevant for det aktuelle sikringstiltaket.

Det er vanlig å bruke flere triggere og fastsette flere utløsningsnivåer for hver av dem. Ulike kombinasjoner av triggere og nivåer kan da føre til ulike reaksjoner. Hvor mange triggere, nivåer og reaksjoner som er hensiktsmessig, må fastsettes for hvert sikringstiltak.

En matrise kan være nyttig for å visualisere sammenhengen mellom triggere, nivåer og reaksjoner. Nedenfor følger et eksempel.

Sammenheng mellom triggere, nivåer og reaksjoner - et eksempel

I dette eksempelet har vi:

I dette eksempelet har vi

• to typer triggere:
  • regionalt varsel for flomfare med fire nivåer: grønt, gult, oransje og rødt
  • vannstandsmåler med tre nivåer: «ingen» (under laveste triggernivå), lavt og høyt nivå
• fire reaksjonsnivåer:
  • vanlig drift
  • økt årvåkenhet
  • vurder å aktivere det organisatoriske tiltaket (OT)
  • aktiver OT

Økt årvåkenhet innebærer at situasjonen følges tettere, og at relevante klargjøringsaktiviteter kan settes i gang. Slike aktiviteter kan for eksempel være å

• sjekke prognoser og måledata hyppigere
• inspisere sikringstiltaket fysisk
• sikre tilgang til nødvendig utstyr
• sikre tilgang på nødvendig personell
• forberede mobilisering

Vurder å aktivere OT innebærer at ansvarlig personell vurderer konkret om det organisatoriske sikringstiltaket skal settes opp, eller om situasjonen skal følges videre. Dette er ofte det mest krevende nivået fordi det fordrer løpende vurderinger. Det er derfor viktig å ha spesifisert i forkant hvilke forhold som skal vurderes, hvilke roller som har ansvar for det, og hva slags kompetanse de trenger. I noen tilfeller kan forhåndsdefinerte terskelverdier være nyttige som støtte i vurderingene.

Matrise over mulige kombinasjoner av triggere og nivåer som fører til ulike reaksjoner . "OT" står for "organisatorisk sikringstiltak".

Trigger Regionalt varsel	Trigger Lokale måledata	Reaksjon
Ingen	Ingen	Vanlig drift
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Gult	Ingen	Økt årvåkenhet
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Oransje eller rødt for tilgrensede områder eller naturfarer	Ingen	Økt årvåkenhet
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Oransje eller rødt	Ingen	Vurder å aktivere OT
	Lavt nivå	Aktiver OT
	Høyt nivå	Aktiver OT

 

Følgende vurderinger ligger til grunn for kombinasjonene av triggere og reaksjoner i matrisen:

Ved et enkeltstående gult farevarsel om nedbør, flom eller høy vannstand langs kysten kan det være tilstrekkelig at ansvarlig personell følger med og vurderer utviklingen fortløpende. Ved å sikre at ressurser er tilgjengelige, og at alt fungerer som det skal, kan man øke påliteligheten og spare tid hvis tiltaket skal aktiveres senere. Tilgang til lokale målinger gir et bedre grunnlag for å følge utviklingen og eventuelt heve reaksjonsnivået ved behov.

Ved oransje eller rødt farevarsel skal det organisatoriske sikringstiltaket som hovedregel aktiveres. Slike varsler blir videreformidlet av Statsforvalteren til relevante kommunale beredskapsaktører. Ansvarlig personell må kvittere for at de har mottatt varselet. Innsatsplanen kan knyttes direkte til denne rutinen.

Rødt eller oransje varsel for tilgrensende områder bør også utløse en reaksjon. Da vil man være bedre forberedt dersom situasjonen utvikler seg annerledes enn forventet, og rammer eget område.

Regionale varsler er som regel ikke tilstrekkelige som vurderingsgrunnlag for aktivering av organisatoriske sikringstiltak i vassdrag. Det trengs lokale måledata eller stedspesifikke flomvarsler i tillegg. I mange tilfeller er det hensiktsmessig å definere to eller flere triggernivåer for lokale målinger, for eksempel basert på vannstand eller vannstandsendring over tid. Ved alle tiltakssteder må det i tillegg være mulig å følge med på vannstanden lokalt, for eksempel ved hjelp av en målestav som kan leses av manuelt, eller tydelig merkede nivåer.

Lokale måledata som overstiger et definert triggernivå, eventuelt i kombinasjon med oransje eller rødt farevarsel, skal som hovedregel føre til direkte aktivering av det organisatoriske sikringstiltaket.

Reaksjon for automatiske løsninger

I en automatisk løsning sendes triggersignalet direkte til sikringstiltaket, som deretter aktiveres automatisk. Også her må signalet kontrolleres i forkant av aktiveringen. Hovedkontrollen skjer automatisk, gjennom innebygde funksjoner i systemet. I tillegg må det være etablert en løsning som gjør at triggersignalet sendes til ansvarlig personell, slik at de blir informert om aktiveringen og kan kontrollere at tiltaket fungerer som forutsatt.

Det kan også være hensiktsmessig å etablere rutiner som sikrer at tiltaket forhåndskontrolleres ved oransje eller rødt regionalt farevarsel.

Sammenhengen mellom trigger og reaksjon kan for eksempel beskrives som vist i matrisen nedenfor.

Reaksjonsmatrise for en automatisk løsning med én lokal trigger og to nivåer

Trigger Lokal måling	Reaksjon
Ikke utløst	Vanlig drift
Utløst	OT aktiveres automatisk Varsel til personell for kontroll

Mobilisering

Reaksjonsfasen går over i mobilisering. Mobiliseringen kan på et tidlig tidspunkt innebære å sette personell i beredskap, slik at de er klare til innsats dersom det senere blir aktuelt å aktivere tiltaket. Mobilisering kan også omfatte å sende personell ut for å kontrollere sjekke eller klargjøre utstyr som kan bli brukt ved aktiveringen. I tillegg kan det være nødvendig å kontrollere at det ikke finnes forhold på tiltaksstedet som kan hindre aktivering. Avhengig av situasjonen og typen sikringstiltak kan mobilisering også innebære at personell møter opp på et angitt sted.

Hvor lang tid mobiliseringen tar, avhenger av reaksjonstypen og hvor akutt situasjonen er. I noen tilfeller er det godt med tid til å mobilisere nødvendige ressurser. I andre tilfeller må det skje raskt.

Aktivering

Aktiveringen er fasen der det organisatoriske sikringstiltaket oppnår sin funksjon. For fastmonterte tiltak innebærer aktivering vanligvis at en port eller dør lukkes, enten manuelt eller automatisk. For tiltak som til vanlig består av demonterte deler, for eksempel bjelkestengsler som oppbevares på et lager, omfatter aktiveringen både transport og montering av utstyr på tiltaksstedet.

Tidsbruken varierer derfor med type tiltak. Fastmonterte tiltak kan som regel aktiveres raskt, mens løsninger som krever transport og montering, vil ta lengre tid.

Kontroll

Kontroll er siste fase i iverksettingsprosessen og innebærer en rutinemessig gjennomgang for å sikre at alle deler av det organisatoriske tiltaket er korrekt montert og fungerer som forutsatt. Dersom kontrollen avdekker avvik, må disse rettes, eller det må tas i bruk egnede reserveløsninger, før iverksettingsprosessen kan regnes som fullført.

Jevnlig kontroll av det aktiverte tiltaket

Når et organisatorisk sikringstiltak er aktivert og i bruk, er det viktig å kontrollere det jevnlig for å sikre at det fungerer som forutsatt, og for å avdekke eventuelle avvik tidlig

Valg av triggerutløsning og dimensjonering av det organisatoriske sikringstiltaket påvirker både hvor mye tid dere har tilgjengelig, og hvor lang iverksettingstiden blir. Utredningen er derfor en optimaliseringsprosess dere normalt må gjøre i flere omganger for å finne en hensiktsmessig løsning.

Tabellen nedenfor viser eksempler på hvordan ulike valg kan påvirke henholdsvis varslingstiden og iverksettingstiden. Ved behov kan dere se tilbake til foregående steg om utforming og plassering eller steg om varslingstid.

Oversikt over hvordan ulike valg påvirker varslingstid og iverksettingstid

Endring	Varslingstid	Iverksettingstid	Samlet effekt
Høyere nivå for basissikringen	Lengre	Kortere	++
Lavere nivå for triggerutløsning	Lengre	Ingen effekt	+*
Kortere utstrekning av organisatorisk del	Ingen effekt	Kortere	+
Mer personell til aktivering	Ingen effekt	Kortere	+
Optimalisering av mobilisering	Ingen effekt	Kortere	+
Optimalisering av aktivering	Ingen effekt	Kortere	+
Mer komplekst organisatorisk sikringssystem	Ingen effekt	Mindre pålitelig	–

* Tabellen viser forenklede, kvalitative sammenhenger. Enkelte endringer kan ha både fordeler og ulemper. For eksempel kan et lavere nivå for triggerutløsning gi lengre varslingstid, men også føre til hyppigere iverksetting av det organisatoriske sikringstiltaket. Dette kan være uheldig med tanke på ressursbruk, kostnader og hvor ofte områder må stenges eller sperres av.

Prinsipper for å estimere tidsbruk

For å kunne fastsette en realistisk iverksettingstid må dere estimere tidsbruk for hver oppgave som inngår i iverksettingen. Det kan dere gjøre ved å følge disse prinsippene:

• Bruk karakteristiske verdier, det vil si beste faglige estimat, uten bevisst optimistiske eller konservative valg. Usikkerheten skal håndteres i påslaget, ikke både i estimatene og i påslaget.
• Verifiser tidsbruken der det er mulig. Dette kan dere gjøre gjennom målinger eller øvelser, for eksempel ved å teste oppmøte, transport eller montering i praksis.
• Identifiser hvilke oppgaver som kan utføres parallelt, og hvilke som må gjennomføres i en bestemt rekkefølge.

Både oppgaver, ansvar og avhengigheter skal være tydelig beskrevet i beredskapsplanen for sikringstiltaket.

Ansvarlige aktører for de ulike oppgavene kan for eksempel være utpekt personell innenfor kommunalteknisk drift, personell tilknyttet etablerte vaktordninger, entreprenører eller andre forhåndsdefinerte ressurser, avhengig av hvordan sikringstiltaket er organisert. For å sikre gode estimater er det viktig å involvere disse aktørene i arbeidet.

Tidsbruken i reaksjons- og mobiliseringsfasen avhenger i stor grad av lokale forhold og eventuelle eksisterende rutiner. Følg prinsippene ovenfor for å estimere tidsbruken for disse fasene.

I neste avsnitt gir vi noen tommelfingerregel for å estimere tidsbruk knyttet til aktiveringen av ulike typer organisatoriske sikringstiltak.

Tidsforløp for å aktivere ulike typer organisatoriske sikringstiltak

Hvor lang tid aktiveringen tar, varierer med type organisatorisk sikringstiltak. For fastmonterte tiltak går aktiveringen som regel raskt, for eksempel ved at en port eller dør lukkes. For tiltak som til vanlig er demontert, som bjelkestengsler, vil aktiveringen omfatte både transport av materiell og montering.

Figuren nedenfor viser omtrentlige monteringstider for ulike systemer ved ulike høyder.

Tidsforløp for systemer som lukkes på tiltaksstedet

Systemer som lukkes på tiltaksstedet, er for eksempel fastmonterte stengsler som porter, dører og vegger. Aktiveringsprosessen består derfor bare av å lukke systemet manuelt eller automatisk.

Manuell aktivering forutsetter at personell rykker ut til tiltaksstedet og lukker stengslene på stedet. Selve aktiveringen går som regel raskt, men dere må ta hensyn til tiden det tar for personellet å komme fram til stedet.

Automatiske systemer kan baseres på sensorstyrte eller fjernstyrte motoriserte løsninger. En enklere automatisk variant er basert på flottørprinsippet, der stengselet aktiveres ved hjelp av oppdrift fra flomvannet. I slike systemer stiger stengselet i takt med vannstanden.

Denne typen systemer har som regel begrenset utstrekning, for eksempel i form av en port eller en dør. I enkelte tilfeller benyttes samme prinsipp over en lengre strekning, for eksempel som en langsgående, flottørbasert flomvegg (se bildet nedenfor) eller som en tversgående barriere i et elveløp eller en fjord.

Det er viktig å sjekke stengslene både rett i forkant av en forestående aktivering og etter at de er lukket, for å avdekke og utbedre eventuelle feil i tide. Typiske feilkilder kan være stein eller gjenstander som har kilt seg fast, ising, kjøretøy som står i veien, hærverk eller skader på pakninger eller selve stengslene.

Figuren nedenfor viser iverksettingstider for ulike systemer og hvordan høyden til det organisatoriske delen øker sammenlignet med vannstanden som stiger.

Tidsforløp for systemer som krever transport og montering av utstyr

Eksempler på systemer som krever både transport og montering av utstyr, er elementsystemer som bjelkestengsler og vegger som kan foldes opp. Slike systemer forutsetter at utstyr transporteres fra et lager til tiltaksstedet, fordeles der og monteres langs tiltaksstrekningen.

For denne typen systemer må dere derfor ta hensyn til tiden det tar for personell å komme fram til utstyrslageret, og tid til transport, fordeling, montering og kontroll av utstyret. Samtidig gir elementsystemer en viss fleksibilitet i hvordan oppgavene kan organiseres og gjennomføres. Det organisatoriske sikringstiltaket ved Tokkeåi på Buøy i Dalen er et eksempel på et slikt tiltak, og er omtalt flere steder i denne veilederen.

Video som viser et eksempel på aktivering av et elementsystem. Tokke kommune setter opp en mobil flomsikring langs Tokkeåi, Tokke kommune i Telemark fylke. (Video: Martin Jespersen, NVE)

Tidsforløpet avhenger av hvilket system som er valgt, hvordan monteringen gjennomføres, og hvilke ressurser som er tilgjengelige, slik figuren nedenfor illustrerer.

Den blå, prikkete kurven i figuren viser et elementsystem som monteres lagvis, jevnt langs hele tiltakets lengde. Den lilla, stiplete kurven viser det samme systemet montert seksjonsvis, altså slik at én og én seksjon monteres til full høyde. Fasene reaksjon, mobilisering, aktivering (transport og montering) og kontroll tar like lang tid i begge tilfeller, men høyden på sikringstiltaket utvikler seg forskjellig. Slike forskjeller er det viktig å være klar over for å kunne ta gode valg.

Når systemet bygges opp seksjonsvis, vil ikke sikringstiltaket ha beskyttende effekt før den siste seksjonen er ferdigstilt. Dette forklarer hvorfor den lilla kurven ligger horisontalt over lengre tid før den stiger raskt fra H_basis til H_OT. En slik monteringsstrategi kan være hensiktsmessig hvis det for eksempel er ønskelig å holde en kryssende vei åpen så lenge som mulig.

Håndtering av usikkerhet og sikkerhetspåslag

Usikkerhet knyttet til organisatoriske sikringstiltak gjelder både utviklingen i naturhendelsen og iverksettingen. For å ta høyde for denne usikkerheten anbefaler vi at dere legger til et sikkerhetspåslag på den estimerte iverksettingstiden.

En sikkerhetsfaktor på 1,2 kan benyttes som et utgangspunkt. Valg av sikkerhetsfaktor må imidlertid vurderes konkret for hvert tiltak, blant annet basert på:

• kompleksiteten i tiltaket
• antall involverte aktører
• graden av manuelle operasjoner
• robustheten i varslingskjeden
• tilgangen på personell og materiell

Bruk ROS-analysen for sikringstiltaket, beskrevet under Risiko- og sårbarhetsanalyse som verktøy for planlegging av organisatoriske sikringstiltak i del 1, for å vurdere ulike scenarioer og undersøke hvor pålitelig løsningen er. Dette gjør det mulig å vurdere hvordan for eksempel redusert tilgjengelighet på adkomst og transport, kommunikasjonssystemer eller personell kan påvirke gjennomføringen.

For enkelte tiltak kan det være mer hensiktsmessig å angi intervaller for tidsbruk eller benytte scenariobaserte vurderinger, særlig der usikkerheten er stor. Der varsling er avhengig av flere ledd eller manuelle vurderinger, kan det også være aktuelt å vurdere sikkerhetsfaktorer knyttet til varslingstiden. Slike faktorer vil normalt redusere den estimerte varslingstiden.

Vi anbefaler at dere systematisk dokumenterer og følger opp faktisk tidsbruk gjennom øvelser og hendelser, i tråd med prinsipper for kontinuitetsstyring og læring over tid slik de er beskrevet i ISO 22301.

Dere må også dokumentere når og hvordan sikkerhetsfaktoren benyttes, og hvilke sikkerhetspåslag dette gir. Bruk erfaringsdata fra øvelser og faktiske hendelser til å justere tidsestimatene over tid.

Her finner du eksemplene samlet. Det er de samme som er brukt i teksten ovenfor. 

Triggerutløsning

Mål: starte iverksettingen av tiltaket

Det er valgt tre triggere for tiltaket:

• A: eksisterende vannstandsmåler 20 km oppstrøms det organisatoriske sikringstiltaket
• B: nyetablert, automatisk vannstandsmåler og vannstandsstav like ved sikringstiltaket
• C: regionale varsler for flom og styrtregn

 

Ressurser og ansvar:

• A: NVE eier og drifter målestasjonen. Teknisk etat i kommunen abonnerer på varsling når vannstanden overstiger fastsatte nivåer.
• B: Kommunen eier og drifter målestasjonen. Teknisk etat står for driften og følger opp feilmeldinger. Kommunen varsles når vannstanden overstiger fastsatte nivåer.
• C: Varsler publiseres av NVE og Meteorologisk institutt. Kommunen abonnerer på varsler på alle nivåer, også for tilgrensende kommuner og områder.
• Teknisk etat bruker et dashbord som sammenstiller og viser alle triggerdata i sanntid. Det er etablert rutiner for ukentlig kontroll og umiddelbar oppfølging av feilmeldinger.

Utstyr:

• B: vannstandsmåler, målestasjon og dataoverføring
• Teknisk løsning for dashbord
• Utstyr knyttet til A og C er ikke kommunens ansvar og er derfor ikke omtalt her.

Risikoer:

• Målestasjonene (A og B) er ute av drift og sender ikke
• Målestasjonene (A og B) sender feil data.
• Feilmeldinger og feil blir ikke fulgt opp i tide.
• Varslingsrutinen svikter, og triggerutløsning oppdages for sent.
• Regionale varsler er usikre eller kommer for sent.

Risikoreduserende tiltak:

• Bruk av tre triggere for å oppnå redundans
• Gode rutiner for oppfølging av dashbord og feil
• Tydelige arbeidsbeskrivelser og ansvarsfordeling
• Målrettet opplæring for ansette
• Mulighet for manuell avlesning av vannstandsstaven, for eksempel ved bortfall av data fra vannstandsmåleren

Reaksjon

Mål: validere triggerutløsningen og ha oversikt over forhåndsdefinerte reaksjoner

Ressurser og ansvar:

• Teknisk etat følger med på dashbordet som viser regionale varsler og lokale måledata. De har også ansvar for drift og vedlikehold av den lokale måleren.
• Teknisk etat abonnerer på varsler fra NVE og Meteorologisk institutt. Ved oransje eller rødt farevarsel blir de også varslet av Statsforvalteren og må kvittere for mottak.
• Beredskapsleder er ansvarlig for å vurdere behov for mobilisering og eventuell aktivering av det organisatoriske sikringstiltak. Disse vurderingene krever tilstrekkelig fagkompetanse.

Utstyr:

• Dashbord som sammenstiller og visualiserer nødvendige data
• Beredskapsplan med tiltakskort som beskriver ansvar, oppgaver og tidsfrister

Risikoer:

• Dashbordet er ute av drift eller viser feil data.
• Feilmeldinger og feil følges ikke opp i tide.
• Reaksjonsmatrisen følges ikke.
• Personellet som skal gjøre vurderingene, mangler kompetanse.
• Behovet for mobilisering og aktivering feilvurderes.

Risikoreduserende tiltak:

• Tydelige beskrivelser i beredskapsplanen, korte og konsise tiltakskort
• Opplæring og gjennomgang av rutiner mellom ansatte
• Regelmessig øving

Mobilisering

Mål: ha tilstrekkelig mannskap og eventuelt utstyr på riktig sted for å kunne aktivere (transportere og montere) det organisatoriske sikringstiltaket

Ressurser og ansvar:

• En medarbeider i kommunen er ansvarlig for å varsle brannvesenet.
• Brannvesenet er ansvarlig for å aktivere tiltaket.

Utstyr:

• Kommunikasjonsmiddel for varsling
• Etablerte systemer i brannvesenet for innkalling av personell

Risikoer:

• Medarbeideren i kommunen er opptatt med andre oppgaver i en krisesituasjon.
• Telefonnettet er nede.
• Brannvesenet er opptatt med en annen hendelse, for eksempel en trafikkulykke.
• Personell kommer seg ikke til oppmøtested eller utstyrslager, for eksempel på grunn av utrygg bro over flomstor elv eller hindringer i veibanen.
• Personell får mange parallelle oppgaver i en krisesituasjon.

Risikoreduserende tiltak:

• Ha flere kommunikasjonsløsninger tilgjengelig, for eksempel mobiltelefon og nødnett
• Benytte etablerte organisasjoner med gode rutiner for innsats og tilgang på utstyr til å ta seg fram under vanskelige forhold, for eksempel brannvesenet
• Begrense avstanden mellom oppmøtested og lager, eller legge opp til oppmøte direkte ved lageret

Aktivering

Mål: det organisatoriske tiltaket er korrekt aktivert

Aktiveringen består av flere underoppgaver:

1. Klargjøre stedet

Mål: Tiltaksstedet er klart for montering. Det er fri adkomst til og langs tiltaksstrekningen, og eventuelle hindringer er fjernet.

Ressurser og ansvar:

• Arbeidslag

Utstyr:

• Løfteutstyr og/eller traktor til å fjerne større gjenstander
• Kost til å fjerne snø, is, grus og sand
• Verktøy til å fjerne dekkplater på koblingen mellom permanent basissikring og organisatorisk sikringstiltak

Risikoer:

• Skader eller hærverk på basissikringen må utbedres før montering.
• Området der sikringstiltaket skal monteres eller aktiveres, er brukt til andre formål, for eksempel parkering eller lagring, som skaper hindringer.
• Grus, snø eller is gjør montering vanskelig.

Risikoreduserende tiltak:

• Oppgaven påbegynnes av personell som ankommer oppmøtestedet tidlig.
• Alt personell vet hva de skal gjøre, og har nødvendig utstyr tilgjengelig.

2. Fordele utstyr og mannskap

Mål: Tilstrekkelig utstyr og personell er tilgjengelig og fordelt slik at sikringstiltaket kan monteres raskt og effektivt.

Ressurser og ansvar:

• Arbeidsleder
• Arbeidslag

Utstyr:

• Oppgaveliste
• Traktor eller annet egnet kjøretøy for å transportere paller med elementer og annet utstyr til monteringsstedet

Risikoer:

• Arbeidslederen er utilgjengelig eller blir skadet, og må erstattes
• For lite bemanning eller utstyr til transport
• Hindringer på veien mellom lager og monteringssted

Risikoreduserende tiltak:

• Flere personer som kan overta rollen som arbeidsleder
• Erfarne arbeidsledere som evner å prioritere og tilpasse for å sikre effektiv montering
• Kortest mulig avstand mellom lager og monteringssted
• Flere alternative adkomstruter

3. Montere elementene

Mål: Den organisatoriske delen av sikringstiltaket er korrekt satt opp.

Ressurser og ansvar:

• Arbeidsleder
• Arbeidslag

Utstyr:

• Nødvendige verktøy og maskiner, med oversikt over krav til sertifisering for maskinførere
• Monteringsanvisning i papirformat med bilder, oppbevart sammen med elementene

Risikoer:

• Det er utrygt å montere tiltaket, for eksempel på grunn av sterk vind og store bølger mot land.
• Elementer feilmonteres.
• Viktige deler eller nødvendig verktøy mangler.

Risikoreduserende tiltak:

• Utforming og standardisering
  • Bruke mest mulig like deler, både selve elementene og smådeler som skruer og beslag
  • Sørge for tydelig skille mellom ulike deler
  • Velge løsninger som er enkle å montere
• Redundans og robusthet
  • Bruke utstyr som er lett tilgjengelig, for eksempel traktor med pallgaffel framfor spesialtruck
  • Sikre tilgang til reserveutstyr og personell med nødvendige sertifikater
• Monteringsrekkefølge og -metode
  • Ta hensyn til hvordan monteringsrekkefølgen påvirker både monteringstiden og hvor raskt tiltaket får effekt (for eksempel lagvis versus seksjonsvis montering)
  • Velge løsninger der sikringseffekten bygges opp gradvis (for eksempel etter hvert som vannstanden stiger)
  • Legge til rette for parallell montering flere steder
• Sikker gjennomføring
  • Gjennomføre sikker jobb-analyser for montering under krevende forhold, som sterk vind, store bølger eller stor høydeforskjell
  • Beskrive alternative monteringsmetoder og -scenarioer, for eksempel ved redusert bemanning eller når maskiner er ute av drift og montering må skje manuelt

Kontroll

Mål: Det organisatoriske sikringstiltaket er korrekt montert og klart til bruk.

Ressurser og ansvar:

• Kontrollør

Utstyr:

• Sjekkliste med definerte kontrollpunkter

Risikoer:

• Kontrollen gjennomføres for sent. Avvik oppdages dermed først etter at deler av tiltaket er montert, og feilretting krever demontering.
• Kontrollen gjennomføres ikke. Feil blir derfor ikke oppdaget, og tiltaket fungerer ikke som forutsatt.

Risikoreduserende tiltak:

• Kontrollere kritiske punkter løpende under montering, særlig der tilgangen blir vanskelig senere (for eksempel nederste pakning på en løsning med bjelkestengsler)
• Bruke oppdaterte sjekklister med tydelig identifikasjon av kritiske kontrollpunkter og tilhørende rutiner
• Gjennomføre sidemannskontroll

Jevnlig kontroll av det aktiverte tiltaket

Mål: Det organisatoriske sikringstiltaket fungerer som forutsatt over tid.

Ressurser og ansvar:

• Kontrollør

Utstyr:

• Sjekkliste med definerte kontrollpunkter

Risikoer:

• Drivgods, erosjon eller grunnvannsbrudd skader eller svekker tiltaket over tid.
• Deler av tiltaket flyttes eller demonteres for tidlig.
• Deler blir stjålet.

Risikoreduserende tiltak:

• Overvåkning eller vakthold
• Kontroll av at tiltaket ikke har skader som påvirker funksjonen
• Kontroll av at eventuelle lekkasjer er innenfor akseptable nivåer
• Kontroll av at deler ikke er flyttet eller demontert uten avtale
• Kontroll av at alle kritiske deler er på plass