4. Lag en kommunikasjonsplan

Kommunikasjonsplanen skal blant annet angi

• hvem som har ansvar for kommunikasjon og beslutninger
• hvem som skal informeres (internt, samarbeidsaktører, berørte parter)
• hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes
• hvordan informasjon koordineres og videreformidles

Kommunikasjonsplanen brukes på tvers av hendelsestyper og fungerer som et felles utgangspunkt for kommunikasjon når det settes i verk tiltak i henhold til ulike tiltaksplaner. I en snøskredkontekst vil kommunikasjonsplanen for eksempel understøtte tiltaksplanen ved å beskrive hvordan dere skal formidle informasjon om økt aktsomhet og iverksatte tiltak. Det kan for eksempel være å sende ut SMS til alle innenfor et visst område, banke på dører og henge opp informasjon hvis beboere ikke er hjemme, sette opp skilt ved inngangen til et område osv.

Ved forhøyet risiko har dere som risikoeier ansvar for at informasjon om situasjonen og iverksatte tiltak når fram til riktige mottakere til rett tid. En kommunikasjonsplan hjelper dere å informere raskt, konsistent og samordnet – også i situasjoner preget av tidspress og usikkerhet.

En kommunikasjonsplan bidrar til å

• sikre at tiltak blir kjent og forstått
• tydeliggjøre roller og ansvar
• støtte samhandlingen mellom risikoeier og relevante aktører
• gi berørte parter et bedre grunnlag for å handle

Hvis hendelser eller risikoområder berører flere kommuner, bør dere ha felles planer og systemer som sikrer effektiv og samordnet kommunikasjon. Forhåndsproduserte varslingsmeldinger skal være en del av planverket i slike tilfeller.