Responstid - Hvor mye tid er det behov for?

Allerede på forprosjektnivå må det etableres en beredskapsplan for tiltaket. Gjennom arbeidet med beredskapsplanen, vil man se hvor det er sårbarheter i den planlagte responsen og hvor det eventuelt er nødvendig å etablere redundans for å sikre at responstiden, med sikkerhetsmargin, er kortere enn den tilgjengelige varslingstiden. Det er lurt å sette i gang dette arbeidet tidlig, da det i de fleste tilfellene vil være behov for flere runder for å finne gode og pålitelige løsninger. Gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser på ulike stadier i utredningen, vil kunne være til stor nytte i arbeidet. Innsatsplanen for aktivering som er en del av beredskapsplanen, ferdigstilles gjennom detaljprosjekteringen. Det samme gjelder planen for forvaltning, drift og vedlikehold, FDV-planen, som er nærmere omtalt i avsnittet FDV.

Den planlagte responsen skal altså dokumenteres som del av beredskapsplanen. Beredskapsplanen beskriver hele det organisatoriske sikringstiltaket, hvordan det fungerer, hvilke ressurser som trengs og hvem som har ansvar for hva i forbindelse med responsen. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i det som må gjøres, og formulere det som oppgaver som beskrevet i avsnittene under.

Beredskapsplanen skal ifølge vilkårene i TEK17 inneholde:

• Innsatsplan: Beskriver kort og konsist hvilke oppgaver som skal utføres av hvem, når og hvordan under reaksjon og aktivering. Den kan for eksempel være utformet som prosedyrer eller tiltakskort. Innsatsplanen må være basert på det øvrige innholdet i beredskapsplanen for tiltaket, slikt at alt henger godt sammen.
• FDV-plan: Beskriver hvordan alle fysiske komponenter, verktøy og andre relaterte deler skal kontrolleres og vedlikeholdes over tid. Planen skal også beskrive hvordan kunnskap om anlegget vedlikeholdes over tid, herunder opplæring av tilstrekkelig antall personer til alle oppgaver i forbindelse med det organisatoriske sikringstiltaket. 

I tillegg bør den inneholde følgende som danner grunnlaget for innsatsplanen og FDV-planen:

• ROS-analyse for tiltaket
• Diagram som viser alle oppgavene som skal løses og hvor mye tid hver enkelt oppgave krever. Diagrammet brukes for å se viktige sammenhenger og nøkkelpunkter, for å se hvilke oppgaver som kan utføres samtidig og hvilke som er nødt til å komme etter hverandre.
• Overordnet kart der alle steder og veier som brukes i forbindelse med tiltaket er markert, inkludert områdene som blir beskyttet av tiltaket. Punkter eller strekninger der det kan oppstå utfordringer skal være markert, for eksempel en bro som skal krysses.
• Oversikt over ressurser: Oppsummerer alle ressurser som blant annet steder, materiell og personer. Oversikten skal også inneholde en plan for opplæring av personell, sikker-jobb-analyse og øvelse.
• Oversikt over kommunikasjonskanaler og budskap: Informasjon og plan for kommunikasjon til de som er berørt.

Gjennom denne lenken får du tilgang til en tabell som inneholder en del eksempler på elementer som kan inngå i en beredskapsplan [lenke til eksempel excel ark].

Hvert enkelt sikringstiltak er imidlertid unikt, listen må derfor tilpasses hvert enkelt tiltak.

Det anbefales å lage beredskapsplanen sammen med de som skal utføre de ulike oppgavene, for eksempel gjennom en felles workshop hvor man går gjennom alt som skal gjøres steg for steg, og drøfter hva som eventuelt kan gå galt i hvert enkelt steg. Det er lurt å befare området og transportstrekninger. Mulige sårbarheter og risikoer skal beskrives og minimeres.

Beredskapsplanen som er beskrevet over, danner grunnlaget for å estimere responstiden. Når alle oppgaver er identifisert, må tidsbruken for hver oppgave estimeres. Deretter summeres tidene for å få et estimat på responstiden.

Det er viktig å bruke rimelige antakelser fordi vi anbefaler å legge på et sikkerhetspåslag for å ta hensyn til eventuelle uforutsette hendelser som fører til lengre responstid. Dette kan for eksempel være et tre som må ryddes av veien før innsatsbilen med mannskap kan passere. Vi anbefaler i første omgang en sikkerhetsfaktor for responstiden, c_sikkerhet, på 1,2 og at sikkerhetspåslaget skal være på minimum én time, som også er anbefalt i BWK-Merkblatt M6 (2005). Sikkerhetspåslaget vises for et eksempel i figuren under sammen med responstid og varslingstid.

Oppgavene og tidsbruken som inngår i aktiveringsprosessen vil variere, avhengig av blant annet lokale forhold og valgt system, som vist i figuren under. Som nevnt i steget om utforming og plassering skiller vi mellom systemer som lukkes på tiltaksstedet og systemer som krever transport og montering av utstyr til tiltaksstedet. 

 

Tidsforløp for å aktivere ulike typer organisatoriske sikringstiltak

Omtrentlige monteringstider for ulike systemer vises i figuren under. Deretter beskriver vi de ulike type systemer.

Stengsler som lukkes på tiltaksstedet

Vanlige eksempler på slike systemer er fastmonterte stengsler som porter og dører, eller vegger. De kan enten lukkes manuelt eller automatisk. Manuell lukking baseres på at personer drar ut og manuelt lukker stengslene på selve tiltaksstedet. Automatiske systemer kan baseres på at stengslene lukkes med en sensorbasert eller fjernstyrt motorisert løsning. En enklere, automatisk variant er basert på flottørprinsippet og dermed oppdrift fra flomvannet i seg selv. I dette tilfellet stiger stengslet i takt med den stigende vannstanden. Som regel har denne typen systemer relativ kort utstrekning, som for eksempel en port eller en dør. I enkelte tilfeller brukes samme løsning over en lengre strekning. Dette kan for eksempel være en langsgående, flottørbasert flomvegg, se figur under, eller en tversgående barriere i for eksempel et elveløp eller en fjord.

For stengsler som må lukkes manuelt, må man ta hensyn til tiden det tar for personalet å komme seg til stedet for å lukke. Selve lukkingen vil gå fort, men aktiveringen i sin helhet vil ta litt lengre tid.

Det er viktig å kontrollere stengslene etter at de er lukket, for å oppdage eventuelle feil i tide og rette de opp. Mulige feil kan for eksempel være noe som har kilt seg fast (stein, gjenstander), ising, noe som står i veien (bil, sykkel), hærverk, skade på pakninger eller selve stengslet.

Figurene i starten av avsnittet Fremgangsmåte for å estimere responstiden viser tidsforløpet for montering fra topp basissikring, H_basis, til sikringen er ferdigmontert, tilsvarende toppen av det organisatoriske tiltaket H_OT. Automatiske, motoriserte systemer vil typisk ha veldig kort tid fra triggeren blir nådd og til tiltaket er aktivert. Dette vises med en bratt kurve og lite tid fra aktiveringen begynner til den er avsluttet. Flottørbaserte, automatiske systemer vil lukkes i takt med vannstandsendringen. 

Tidsforløp for systemer som krever transport og montering av utstyr

Eksempler på slike systemer er elementsystemer som bjelkestengsler, eller vegger som kan "brettes opp". Slike systemer baserer seg på at utstyr må transporteres fra et lager til tiltaksstedet, samt fordeles og monteres langs tiltaksstrekningen. For slike systemer må man derfor ta hensyn til tiden det tar for at personalet kommer frem til utstyrslageret, samt tid som brukes til transport, fordeling samt montering av utstyr på tiltaksstrekningen. Elementsystemer har samtidig en noe større fleksibilitet i forhold til hvordan disse oppgavene skal gjennomføres. Det organisatoriske sikringstiltaket ved Tokkeåi i Dalen er et slikt tiltak og er nevnt flere steder i denne veilederen.

Tidsforløpet avhenger både av valgt system, måten det blir satt opp på og tilgjengelige ressurser, som vist i figuren under. Den blåe prikkete streken viser et elementsystem som blir bygd opp trinnvis og som også ble vist i tidligere figurer. Størrelsen av trinnene vil være avhengig av lengden, rekkefølgen og hvor mange arbeidslag som jobber med å montere. Er det for eksempel færre arbeidslag tilstede, så vil det ta lengre tid og hvert steg ville blitt lengre.

 

Rekkefølgen påvirker også tidsforløpet. Den blåe prikkete streken viser et elementsystem som blir satt opp trinn- eller lagvis. Den lilla stiplete streken viser samme systemet, men det blir satt opp seksjonsvis. Oppgavene reaksjon, mobilisering, montering og kontroll vil ta like lang tid, men høyden på sikringstiltaket utvikler seg forskjellig. Når systemet bygges opp seksjonsvis, vil sikringstiltaket ikke ha noe effekt før siste seksjonen er lukket. Derfor er den lilla kurven lenge horisontal før den stiger fra H_basis til H_OT på kort tid. Dette kan være hensiktsmessig hvis man for eksempel ønsker å avvente å stenge en vei så lenge som mulig. Det er viktig å være klar over slike forskjeller for å kunne ta gode valg.

Når en trigger utløses, vil det kreve en form for reaksjon. Reaksjonen vil blant annet være avhengig av triggertype og det konkrete organisatoriske sikringstiltaket. Reaksjonen må være basert på et system med forhåndsdefinerte oppgaver, hvor det beskrives hvordan disse oppgavene skal løses fortløpende. Mottaker av signalet fra triggeren kan for eksempel være den kommunaltekniske vaktsentralen for drift (vei, vann, avløp) eller tilsvarende tjeneste med døgnkontinuerlig bemanning.

Mottakeren må først vurdere signalet fra triggeren, herunder vurdere om det er grunn til å mistenke feil i registreringen fra målestasjonen, eller at varselet ikke er relevant for det aktuelle sikringstiltaket. Dersom signalet vurderes som korrekt og relevant, vil triggertypen være bestemmende for den videre oppfølgingen:

• Ved et enkeltstående, gult farevarsel om nedbør, flom eller høy vannstand langs kysten og i fjorder, kan det være tilstrekkelig at ansvarlig personell følger med og vurderer utviklingen fortløpende. Dersom det gule farevarselet etter hvert understøttes av lokale målinger som nærmer seg triggernivå, vil det som regel være grunn til å aktivere det organisatoriske sikringstiltaket. Aktiveringen må følge innsatsplanen for tiltaket.
• Ved oransje eller rødt varsel bør det organisatoriske sikringstiltaket som hovedregel aktiveres. Ved oransje eller rødt farevarsel om nedbør, flom eller høy vannstand, vil Statsforvalteren videreformidle dette til relevante, kommunale beredskapsaktører. Ansvarlig personell i kommunen må kvittere for mottak av varselet. Innsatsplanen kan kobles til denne rutinen.
• Triggersignal fra lokale målestasjoner uten samtidig farevarsel kan også være grunnlag for aktivering av det organisatoriske sikringstiltaket. I mange tilfeller vil det være fornuftig å ha to eller flere triggernivåer for de lokale målingene. Med et lavt triggernivå som ikke utløser aktivering, kan man få et tidlig signal om behov for økt årvåkenhet. Dette triggernivået kan både være en definert vannstand eller vannstandsstigning per tidsenhet. Når triggernivået når nivået for aktivering, må ansvarlig personell aktivere innsatsplanen for tiltaket.
• Ved automatiske løsninger sendes triggersignalet i utgangspunktet direkte til løsningen som dermed aktiveres automatisk. Også her vil det være behov for kontroll av signalet i forkant av aktiveringen. Hovedkontrollen gjennomføres automatisk, gjennom selve systemet. I tillegg må det være på plass en løsning hvor triggersignalet også sendes til ansvarlig personell, for å sikre at de får informasjon om aktiveringen og kan kontrollere at tiltaket fungerer etter hensikten.

Nedenfor har vi laget et eksempel på en matrise som viser hvordan kombinasjonen av ulike varslingsnivåer og lokale måledata kan utløse forskjellige reaksjoner. En slik reaksjonsmatrise må alltid utarbeides spesifikt for det aktuelle sikringstiltaket.

Tabell: Matrise som viser mulige kombinasjoner av ulike triggere og reaksjoner. "OT" står for "organisatorisk sikringstiltak".

Trigger Regionalt varsel	Trigger Lokale måledata	Reaksjon
Ingen	Ingen	Vanlig drift
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Gult	Ingen	Økt årvåkenhet
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Oransje / rødt (tilgrensende områder/naturfare)	Ingen	Økt årvåkenhet
	Lavt nivå	Vurder å aktivere OT
	Høyt nivå	Aktiver OT
Oransje / rødt	Ingen	Vurder å aktivere OT
	Lavt nivå	Aktiver OT
	Høyt nivå	Aktiver OT

 

Som eksempelet viser, bør et tilgrensende varsel (for eksempel varsel for nabofylket eller for en relevant, beslektet naturfare) som hovedregel også utløse en reaksjon. Økt årvåkenhet angir laveste reaksjonsnivå, som kan gå over i aktivering av sikringstiltaket, avhengig av hvordan situasjonen utvikler seg.  

Når man er i økt årvåkenhet, kan det være fornuftig å ha tilgjengelig en liste fra beredskapsplanen over momenter for vurdering av om sikringstiltaket bør aktiveres. Her er noen eksempler på momenter som kan inngå i sjekklisten:

• Kan det være hensiktsmessig å aktivere tiltaket nå, uansett videre utvikling i hendelsesforløpet, for å ivareta kravet til rutinemessig øving og kontroll?
• Kan utviklingen i hendelsesforløpet etter hvert skape behov for at monteringsressursene må yte innsats et annet sted, slik at det vil være lurt å aktivere tiltaket med en gang?
• Er det andre nært forestående begivenheter som kan redusere muligheten for tilgang på ressurser? Dette kan for eksempel være helg, møter eller ferie.
• Kan utvikling i hendelsesforløpet på et senere tidspunkt skape utfordringer med hensyn til adkomst og transport av materiell, personer eller andre ressurser?
• Tilsier helhetsbildet for utviklingen i vær- og vannstandsforhold, på lokal og regional skala, behov for aktivering?

Aktiveringen starter i det øyeblikket det tas en avgjørelse om å iverksette tiltaket. Aktiveringsprosessen begynner med å mobilisere nødvendig personell til å montere tiltaket. Personellet monterer deretter tiltaket. Når tiltaket er montert, må det kontrolleres, før det er klart til bruk. Automatiske tiltak aktiveres direkte og har sånn sett ikke behov for mobilisering og montering, men de må kontrolleres for å være sikker på at de fungerer som de skal.

Den som planlegger og prosjekterer det organisatoriske sikringstiltaket skal lage en oversikt over oppgavene som må løses, vise hvordan oppgavene henger sammen, og anslå tidsbruk for hver enkelt oppgave og for hele aktiveringen fra start til slutt. På forprosjektnivå skal det gjennomføres en befaring av alle steder og strekninger som er del av aktiveringen. Mulige sårbarheter og risikoer skal beskrives og minimeres.

I oppgavebeskrivelsene skal det legges inn mål for hver enkelt oppgave, samt utfyllende informasjon om hva som må til for å løse oppgaven. For eksempel:  

• Hvem: Hvilke personer skal utføre oppgaven? Hvilken kompetanse må de ha (f.eks. krav til gjennomførte kurs)? Hva har de behov for av personlig utstyr som bekledning (vernetøy)?
• Utstyr: Hva slags type fysisk utstyr og/eller maskiner er det behov for?
• Risikoer og risikoreduserende tiltak: Hvilke punkter er viktige å ta med i ROS-analysen og hvordan kan risikoen minskes.

Se ytterligere eksempler under hvert av stegene i aktiveringsprosessen lenger ned. Husk at det er eksempler og ikke utfyllende punktlister.

Mobilisering

Mål: Ha tilstrekkelig mannskap og eventuelt maskiner på riktig sted for å montere det organisatoriske sikringstiltaket

Eksempel:

• Hvem: Kommuneansatt som sender ut beskjed til brannvesenet som har ansvar for å sette opp tiltaket.
• Utstyr: 
  • Kommunikasjonsmiddel
  • Brannvesenet har etablert system for å innkalle sitt mannskap.
• Risikoer:
  • Kommuneansatt er opptatt med andre oppgaver i en krisesituasjon.
  • Telefonnettet er nede. Brannvesenet er opptatt med en annen hendelse f.eks. en trafikkulykke.
  • Personer kan være forhindret fra å ta seg til oppmøtested eller lageret (f.eks. på grunn av utrygg bro over flomstor elv, hindringer i veibanen, osv.)
  • Personer kan få mange oppgaver samtidig i en krisesituasjon.
• Risikoreduserende tiltak:
  • Ha flere kommunikasjonsmåter, f.eks. mobiltelefon og nødnett.
  • Bruke eksisterende organisasjoner som har godt innarbeidede rutiner for innsats og diverse utstyr til å ta seg fram under kompliserte forhold, f.eks. brannvesenet.
  • Begrense avstand mellom oppmøtested og lager, alternativt ha oppmøte direkte ved lager.

Montering

Mål: Det organisatoriske tiltaket er riktig montert.

Montering deles opp i flere underoppgaver:

1. Klargjøre monteringssted

Mål: Alt er klart for å sette opp tiltaket. Det betyr at det er fri adkomst til og langs tiltaksstrekningen og at eventuelle hinder har blitt ryddet bort.

Eksempel:

• Hvem: Arbeidslag.
• Utstyr: Avhengig av systemet:
  
  • Tilgang til løfteutstyr og/eller traktor for å fjerne større ting som ev. står i veien.
  • Kost for å fjerne ev. snø, is, grus og sand.
• Risikoer:
  • Oppdage hærverk på basissikringen (den permanente delen av tiltaket) som må fikses før de mobile delene kan settes opp.
  • Området hvor sikringstiltaket skal monteres/aktiveres brukes til noe annet, f.eks. parkeringsplass, lagring av utstyr eller annet som forårsaker hindringer.
  • Det er grus, snø, is i veien som gjør det krevende å montere elementene.
• Risikoreduserende tiltak:
  • • Oppgaven kan bli påbegynt av de som er først ved oppmøtestedet, forutsatt at de vet hva de skal gjøre og har nødvendig utstyr tilgjengelig.

2. Fordele utstyr og mannskap

Mål: Sørge for tilstrekkelig utstyr og mannskap for å montere sikringstiltaket raskt og effektivt.

Eksempel:

• Hvem: Arbeidsleder.
• Utstyr: 
  • Oppgaveliste
  • Traktor for å kjøre pall med elementer til monteringssted
  • Verktøy for å fjerne dekkplater på koblingen mellom permanent og organisatorisk sikringstiltak
• Risikoer:
  • Arbeidsleder er ikke tilgjengelig eller skades underveis slik at han må erstattes.
• Risikoreduserende tiltak:
  • Arbeidsledere som evner å gjøre gode prioriteringer og justeringer underveis for å sikre effektiv montering.
  • Må ha flere som kan tre inn i rollen som arbeidsleder.

3. Montere elementene

Mål: Den organisatoriske delen av sikringstiltaket er satt opp.

Eksempel:

• Hvem: Arbeidsleder og arbeidslag
• Utstyr:
• Avhengig av type løsning: verktøy, ev. maskiner
• Monteringsanvisning på papir med bilder, oppbevares sammen med elementene.
• Ved bruk av maskiner, spesifiser hvilken sertifisering kjører må ha.
• Risikoer:
• Det er ikke trygt å montere tiltaket f.eks. pga. sterk vind og store bølger mot land.
• Elementer blir montert feil.
• Viktige deler eller verktøy mangler.
• Risikoreduserende tiltak:
• Ha mest mulig like deler, spesielt små deler som f.eks. skruer, likt verktøy.
• Forskjellige deler skal være tydelig forskjellige.
• Så enkelt som mulig.
• Redundans på kritiske deler og utstyr.
• Bruk mest mulig "vanlig utstyr", f.eks. heller en traktor med pallgaffel enn en spesiell truck. Hvis traktoren ikke virker, vil det være enklere å skaffe en reserve. Dessuten vil det være flere som har sertifikat for å kjøre dem 
• Det er en fordel å ikke være helt avhengig av maskiner, dvs. ha så lette elementer at det vil være mulig å montere helt manuelt
• Rekkefølgen av monteringen påvirker både monteringstid, og hvor fort tiltaket kan oppnå noe effekt (lagvis montering av elementer vs. seksjonsvis montering)
• Bruke utstyr som ikke trenger full oppbygging/montering før sikringseffekt begynner.  F.eks. aluminiumsbjelker som automatisk fylles med vann ved stigende vannstand og dermed stabiliseres etter hvert som vannstanden stiger/bjelkene monteres.
• Sikker jobb analyser for montering av elementer i sterk vind, store bølger og stor høydeforskjell.
• Beskrive alternative metoder for å montere elementene. Det er lurt å tenke gjennom flere scenarioer for eksempel ett med vanlig bemanning og et med minimumsbemanning, eller med arbeidslag som har hjelpere uten opplæring. Dette kan for eksempel være når en maskin er ute av drift og elementene må monteres for hånd.

Kontroll

Mål: Sjekke at alt er riktig montert slik at tiltaket er operativt.

Eksempel:

• Hvem: Kontrollør
• Utstyr: Liste med kontrollpunkter
• Risikoer:
  • Kontroll gjennomføres for seint, finner avvik som gjør at deler av tiltaket må demonteres for feilretting.
• Risikoreduserende tiltak:
  • Sentrale punkter som blir vanskelig tilgjengelig etter hvert som tiltaket monteres, bør sjekkes allerede som del av monteringen (f.eks. at pakning nederst er riktig montert).
  • Oppdatert sjekkliste med rutiner og tydelig identifikasjon av kritiske kontrollpunkter

Mål: Sjekke at tiltaket fungerer som tiltenkt mens det er aktivert. Oppdage eventuelle avvik tidlig.

Eksempel:

• Hvem: Kontrollør
• Utstyr: Liste med kontrollpunkter
• Risikoer:
• Drivgods, erosjon eller grunnvannsbrudd over tid skader eller svekker deler av det organisatoriske sikringstiltaket.
• Deler av tiltaket demonteres for tidlig, flyttes til annet sted eller stjeles.
• Risikoreduserende tiltak:
• Sjekke at ingen viktige deler har blitt flyttet eller demontert.
• Sjekke at det ikke er skader på delene.
• Sjekke at eventuelle lekkasjer er på et akseptabelt nivå.