Aktivering og responstid - Hvor mye tid er det behov for?

Allerede på forprosjektnivå bør det etableres en beredskapsplan for tiltaket. Gjennom arbeidet med beredskapsplanen, vil man se hvor det er sårbarheter i den planlagte responsen og hvor det eventuelt er nødvendig å etablere redundans for å sikre at responstiden, med sikkerhetsmargin, er kortere enn den tilgjengelige tiden. Det er lurt å sette i gang dette arbeidet tidlig, da det i de fleste tilfellene vil være en gjentakende prosess å finne gode og pålitelige løsninger. Gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser på ulike stadier i utredningen, vil kunne være til stor nytte i arbeidet.

Den operative innsatsplanen, ferdigstilles gjennom detaljprosjekteringen.

[Figur her som sammenligner tilgjengelig tid og responstid? Eller i slutten av kapittelet?]

Responsen skal altså dokumenteres gjennom følgende dokumenter som beskriver trigger, reaksjon, aktivering og kontroll:

• Beredskapsplan for tiltaket (strategisk): Beskriver hele det organisatoriske sikringstiltaket, hvordan det fungerer, hvilke ressurser som trengs og hvem som har ansvar for hva. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i det som må gjøres og formulere det som oppgaver. Dette blir beskrevet i i avsnittene under. Beredskapsplanen bør inneholde følgende:
  
  • Diagram som viser alle oppgavene med tidsbehov. Diagrammet brukes for å se sammenhenger, nøkkelpunkter og for å se hvilke prosesser som kan kjøres samtidig og hvilke som er nødt til å komme etter hverandre.
  • Kart der alle steder og veier som brukes for tiltaket er markert. Kritiske punkt skal også markeres.
  • ROS-analyse for tiltaket
  • Ressursplan: Oppsummerer alle ressurser både steder, materiell og personer. Ressursplanen skal også inneholde en plan for opplæring av personell, sikker-jobb-analyse og øvelse.
  • Informasjonsplan: Informasjon og plan for kommunikasjon til de som er berørt.
• Innsatsplan for aktivering (operativ): Beskriver kort og konsist hvilke oppgaver som skal utføres av hvem, når og hvordan. Den kan for eksempel være utformet som prosedyrer eller tiltakskort. Innsatsplanen må være basert på beredskapsplanen for tiltaket, slikt at alt henger godt sammen.

Gjennom lengen får du tilgang til en tabell som inneholder en del eksempler på elementer som kan inngå i en beredskapsplan. Hvert enkelt sikringstiltak er imidlertid unikt, listen må derfor tilpasses hvert enkelt tiltak.

Det anbefales å lage beredskapsplanen sammen med de som skal utføre de ulike oppgavene, for eksempel gjennom en felles workshop hvor man går gjennom alt som skal gjøres steg for steg, og drøfter hva som eventuelt kan gå galt i hvert enkelt steg.

[lenke til eksempel excel ark]

Når en trigger utløses, vil det kreve en form for reaksjon. Reaksjonen vil blant annet være avhengig av triggertype og det konkrete organisatoriske tiltaket. Reaksjonen må være basert på et system med forhåndsdefinerte oppgaver, som beskriver hvordan det videre forløpet skal håndteres. Mottaker av signalet fra triggeren kan for eksempel være den kommunaltekniske vaktsentralen for drift (vei, vann, avløp) eller tilsvarende tjeneste med døgnkontinuerlig bemanning.

Mottakeren må først vurdere signalet fra triggeren, herunder vurdere om det er grunn til å mistenke feil i registreringen fra målestasjonen, eller at varselet ikke er relevant for det aktuelle sikringstiltaket.

Dersom signalet vurderes som korrekt og relevant, vil triggertypen være bestemmende for den videre oppfølgningen:

• Ved et enkeltstående, gult farevarsel om nedbør, flom eller høy vannstand langs kysten og i fjorder, kan det være tilstrekkelig at ansvarlig personell følger med og vurderer utviklingen fortløpende. Dersom det gule farevarselet etterhvert understøttes av lokale målinger som nærmer seg triggernivå, vil det som regel være grunn til å aktivere det organisatoriske sikringstiltaket. Aktiveringen må følge den konkrete innsatsplanen for tiltaket.
• Ved oransje eller rødt farevarsel om nedbør, flom eller høy vannstand, vil Statsforvalteren videreformidle dette til relevante, kommunale beredskapsaktører. Ansvarlig personell i kommunen må kvittere for mottak av varselet, og som hovedregel samtidig aktivere innsatsplanen for tiltaket. 
• Triggersignal fra lokale målestasjoner uten samtidig farevarsel kan også være grunnlag for aktivering av det organisatoriske tiltaket. I mange tilfeller vil det være fornuftig å ha to eller flere triggernivåer for de lokale målingene. Med et lavt triggernivå som ikke utløser aktivering, kan man få et tidlig signal om behov for økt årvåkenhet. Dette triggernivået kan både være en definert vannstand eller vannstandsstigning per tidsenhet. Når triggernivået når nivået for aktivering, må ansvarlig personell aktivere innsatsplanen for tiltaket.
• Ved automatiske løsninger sendes triggersignalet i utgangspunktet direkte til løsningen som dermed aktiveres automatisk. Også her vil det være behov for kontroll av signalet i forkant av aktiveringen. Hovedkontrollen gjennomføres automatisk, gjennom selve systemet. I tillegg må det være på plass en løsning hvor triggersignalet også sendes til ansvarlig personell i kommunen, for å sikre at de får informasjon om aktiveringen og kan kontrollere at tiltaket fungerer etter hensikten.

Nedenfor har vi laget et eksempel på en matrise som viser hvordan kombinasjonen av ulike varslingsnivåer og lokale måledata kan utløse forskjellige reaksjoner. Reaksjonsmatrisen må defineres spesifikt for det aktuelle sikringstiltaket.

Matrise som viser en mulig kombinasjon av ulike triggere og reaksjoner

Som matrisen viser, bør et tilgrensende varsel (for eksempel varsel for nabofylket eller for en relevant, beslektet naturfare) som hovedregel også utløse en reaksjon. Økt årvåkenhet angir laveste reaksjonsnivå, som kan gå over i aktivering, avhengig av hvordan situasjonen utvikler seg.  

Når man er i økt årvåkenhet, kan det være fornuftig å hente fram en sjekkliste fra beredskapsplanen som inneholder momenter som bør vurderes i denne fasen. Her er noen eksempler på momenter som kan inngå i sjekklisten:

• Kan det være hensiktsmessig å aktivere tiltaket nå for å ivareta kravet til rutinemessig øving og kontroll?
• Kan utviklingen i hendelsesforløpet etter hvert skape behov for at monteringsresursene må yte innsats et annet sted slik at det vil være lurt å aktivere tiltaket med en gang?
• Er det andre nært forestående begivenheter som kan redusere muligheten for tilgang på ressurser? Dette kan for eksempel være helg, møter eller ferie.
• Kan utvikling i hendelsesforløpet på et senere tidspunkt skape utfordringer med hensyn til adkomst og transport av materiell, personer eller andre ressurser?
• Tilsier helhetsbildet for utviklingen i vær- og vannstandsforhold på lokal og regional skala behov for aktivering?

Aktiveringen starter i det øyeblikket det tas en avgjørelse om å iverksette tiltaket. Aktiveringsprosessen går ut på å mobilisere nødvendig personell til å montere tiltaket. Når tiltaket er montert, må det kontrolleres før det er klart til bruk. Automatiske tiltak aktiveres direkte og har sånn sett ikke behov for mobilisering og montering, men de må kontrolleres for å være sikker på at de fungerer som de skal.

Den som planlegger og prosjekterer det organisatoriske sikkerhetstiltaket skal lage en oversikt over oppgavene som må løses, vise hvordan oppgavene henger sammen og anslå tidsbruk for hver enkelt oppgave og hele aktiveringen fra start til slutt. På forprosjektnivå skal det gjennomføres en befaring av transportruta til monteringsstedet. Mulige sårbarheter og risikoer langs veien skal beskrives og minimeres.

I oppgavebeskrivelsene skal det legges inn mål for hver enkelt oppgave, samt utfyllende informasjon om hva som må til for å løse oppgaven. For eksempel:  

• Hvem: Hvilke personer skal utfører oppgaven? Hvilken kompetanse må de ha (f.eks. krav til gjennomførte kurs)? Hva har de behov for av personlig utstyr som bekledning (vernetøy)?
• Utstyr: Hva slags type fysisk utstyr og/eller maskiner er det behov for?
• Sårbarheter og muligheter: Hvilke punkter er viktige å ta med i ROS-analysen og hva kan man eventuelt foreta seg for å redusere risikoen for problemer?

Se ytterligere eksempler under hvert av stegene i aktiveringsprosessen lenger ned.

Oppgavene og tidsbruken som inngår i aktiveringsprosessen vil variere, avhengig av blant annet lokale forhold og valgt system. Som nevnt i steget om utforming og plassering skiller vi mellom stengsler med utstrekning opp til 10 m, og systemer med utstrekning over 10 m. Først går vi gjennom typiske tidsforløp for de to forskjellige systemene. Deretter går vi videre med å beskrive oppgavene mer i detalj under hvert av stegene i aktiveringsprosessen.

Tidsforløp for å aktivere ulike typer organisatoriske sikringstiltak

Stengsler med utstrekning på opptil 10 m

Eksempler på slike systemer er porter og dører. De kan enten lukkes automatisk av seg selv ved hjelp av sensorstyring, lukkes ved hjelp av fjernstyring eller lukkes manuelt ved at noen få personer drar ut og lukker porten/døren på selve skadestedet.

Figuren under viser tidsforløpet fra topp basisskring, H_basis, til sikringen har nådd toppen av det organisatoriske tiltaket H_OT. Automatiske systemer vil typisk ha veldig kort tid fra triggeren blir nådd og til tiltaket er aktivert. Dette vises med en bratt kurve og lite tid fra aktiveringen begynner til den er avsluttet. For stengsler som må lukkes manuelt, må en ta hensyn til tiden det tar for en person å komme seg til stedet for å stenge. Selve stengingen vil gå fort, men aktiveringen i sin helhet vil ta litt lengre tid. Det samme gjelder for stengsler som er elementbasert.

Det er viktig å kontrollere stedene etter at de er stengt, for å oppdage eventuelle feil i tide og rette de opp. Mulige feil kan være: noe som har skilt seg fast (stein, gjenstander), ising, noe som står i veien (bil, sykkel), hærverk, skade på pakninger eller selve stengselet, m.m.

[figurer tidsforløp:

Figur 8: tidsforløp for å montere stengsler og stengesystemer opptil 10 m. Slike systemer kan stenges på kort tid, slik at man oppnår ønsket beskyttelse raskt.

Figur 9: Monteringstid for ulike systemer stengsler]

Tidsforløp for systemer med utstrekning på over 10 m

Eksempler på slike systemer er elementsystemer, vegger som kan «brettes opp», vegger som flyter opp og vannpølser. [kan vi forklare disse elementene litt bedre og kan vi droppe vannpølser iom at de tidligere er nevnt under krisetiltak?]

Figuren under viser tidsforløpet for montering av det organisatoriske sikringstiltaket fra  H_basis til H_OT. Karakteristikken avhenger både av valgt system, måten det blir satt opp på og tilgjengelige ressurser. Den røde og grønne kurven viser det samme systemet, men det røde er satt opp saktere fordi det for eksempel er færre arbeidslag tilgjengelig på ønsket monteringstidspunkt. Det blå systemet kan også være det samme som det røde og grønne. Forskjellen ligger i hvordan det settes opp. Det kan f.eks. settes opp på en slik måte at man avventer monteringen av de siste elementene og lukkingen av hele åpningen så lenge som mulig. Dermed blir ikke nivået for det organisatoriske tiltaket nådd før helt mot slutten.

[figurer]

Mål: Å ha tilstrekkelig mannskap og eventuelt maskiner på riktig sted for å montere det organisatoriske sikringstiltaket.

Eksempel:

• Hvem: Kommuneansatt som sender ut beskjed til brannvesenet som har ansvar for å sette opp tiltaket.
• Utstyr: 
  • Kommunikasjonesmiddel
  • Brannvesenet har etablert system for å innkalle sitt mannskap
• Sårbarheter:
  • Kommuneansatt er opptatt med andre oppgaver i en krisesituasjon
  • Telefonnettet er nede. Brannvesenet er opptatt med en annen hendelse f.eks. traffikkulykke
  • Personer kan være forhindre enten på vei til oppmøtested eller på vei til lageret (f.eks. utrygg bru over flomstor elv)
  • Personer kan få mange oppgaver samtidig i en krisesituasjon
• Muligheter:
  • ha flere kommunikasjonsmåter, f.eks. mobiltelefon og nødnett
  • Bruke eksisterende organisasjoner som brannvesenet
  • Begrense avstand mellom oppmøtested og lager, alternativt ha oppmøte direkte ved lager

På forprosjektnivå skal det være befaring av transportruta til monteringsstedet. Mulige sårbarheter og risikoer langs veien skal beskrives og minimeres.

Mål: Det organisatoriske tiltaket er montert.

Montering deles opp i flere underoppgaver:

Klargjøre monteringssted

Mål: Alt er klart for å sette opp tiltaket. Det betyr at det er fri adkomst og at eventuelle hinder har blitt ryddet bort.

Eksempel:

• Hvem: Arbeidslag.
• Utstyr:
  • Avhengig av systemet
    • Tilgang til løfteustyr/traktor for å fjerne større ting som ev. står i veien.
    • Kost for å fjerne ev. grus og sand i koblingene.
• Sårbarheter:
  • Oppdage hærverk på basissikringen (den permanente delen av tiltaket) som må fikses før de mobile delens kan sette opp
  • Området hvor sikringstiltaket skal monteres/aktiveres har blitt brukt til noe annet, f.eks. står utemøbler eller drivhus i veien
  • Det er grus, snø, is i veien som gjør det krevende å montere elementene
• Muligheter:
  • Oppgaven kan bli påbegynt av de som er først ved oppmøtestedet, forutsatt at de vet hva de skal gjøre og har nødvendig utstyr tilgjengelig

Fordele utstyr og mannskap

Mål: Sørge for tilstrekkelig utstyr og mannskap for å montere tiltaket raskt og effektivt.

• Hvem: Arbeidsleder.
• Utstyr: 
  • Oppgaveliste
  • Traktor for å kjøre pall med elementer til monteringssted
  • Verktøy for å fjerne dekkplater på koblingen mellom permanent og organisatorisk tiltak
• Sårbarheter:
  • Fordel å ha flere som kan tre inn i rollen som arbeidsleder
• Muligheter:
  • Ha en arbeidsleder som evner å gjøre gode prioriteringer og justeringer for å sikre effektiv montering

Montere elementene

Mål: Den midlertidige delen av tiltaket er satt opp.

Eksempel

• Hvem: Arbeidsleder og arbeidslag.
• Utstyr:
  • Avhengig av type løsning: verktøy, ev. maskiner
  • Monteringsanvisning på papir med bilder, oppbevares sammen med elementene
  • Ved bruk av maskiner, spesifiser hvilken sertifisering kjører må ha
• Sårbarheter:
  • Det er ikke trygg å montere tiltaket f.eks. pga. sterk vind og store bølger mot land. Slike momenter må være fanget opp i en sikker-jobb-analyse
  • Elementer blir montert feil
  • Viktige deler eller verktøy mangler
• Muligheter:
  • Ha mest mulig like deler, spesielt små deler som f.eks. skruer, likt verktøy
  • Forskjellige deler skal være synlig forskjellig
  • Så enkelt som mulig
  • Bruk mest mulig "vanlig utstyr", f.eks. heller en traktor med pallgaffel enn en spesiell trukk. Hvis traktoren ikke virker, vil det være enklere å skaffe en reserve. Dessuten vil det være flere som har sertifikat for å kjøre dem 
  • Det er en fordel å ikke være helt avhengig av maskiner, dvs. ha så lette elementer at det vil være mulig å montere helt manuelt
  • Rekkefølgen av monteringen påvirker både monteringstid, og hvor fort tiltaket kan oppå noe effekt (langsgående montering av elementer vs. seksjonsvis montering)

Alternative metoder for å montere elementene

Mål: Beskrive alternativer i tilfelle avvik fra vanlig oppgave. Dette kan for eksempel være når en maskin er ute av drift og elementene må monteres for hånd.

Det er lurt å tenke gjennom flere scenarioer for eksempel ett med vanlig bemanning og et med minimumsbemanning, eller med arbeidslag som har hjelpere uten opplæring.

Mål: Sjekke at alt er riktig montert slik at tiltaket er operativt.

• Hvem: Kontrollør
• Utstyr: Liste med kontrollpunkter
• Muligheter: Veldig sentrale punkter som blir vanskelig tilgjengelig etter hvert som tiltaket monteres, bør allerede sjekkes som del av monteringen (f.eks. at pakning nederst er riktig montert).

Mål: Sjekke at tiltaket fungerer som tiltenkt. Oppdage eventuelle avvik tidlig.

• Hvem: Kontrollør
• Utstyr: Liste med kontrollpunkter
• Sårbarheter/ muligheter:
  • Sjekke at ingen viktige deler har blitt flyttet eller demontert.
  • Sjekke at det ikke er skader.
  • Sjekke at lekkasjer er på et akseptabelt nivå.