Følg opp avvik og hendelser

Nivå 1 – Etabler grunnrutiner

1. Definer hva som skal registreres

Etabler felles forståelse av hva som er avvik og hendelser:

Avvik: Gap mellom krav og praksis

• Eksempel: "Backup er ikke testet siste 6 måneder"

Hendelser: Uønskede situasjoner som oppstår

• Eksempel: "Phishing-e-post mottatt", "Mistenkelig pålogging"

2. Beskriv hvordan avvik registreres

For avvik: Beskriv hvordan avvik registreres. Opprett et avviksregister (regneark er tilstrekkelig):

For hendelser: Beskriv hvordan hendelser logges. Opprett en hendelseslogg:

3. Etabler rutine for oppfølging

Beskriv hvordan avvik følges opp:

• Hvem sjekker status? (IKT-sikkerhetskoordinator)
• Hvor ofte? (ukentlig for kritiske, månedlig for øvrige)
• Når kan avvik lukkes? (når tiltak er verifisert)

4. Beskriv rapportering og varsling

Intern rapportering:

• Avvik og hendelser rapporteres til ledelsen månedlig og kvartalsvis
• Alvorlige hendelser rapporteres umiddelbart

Varsling

KBF § 2-5 og § 2-6 krever varsling av visse hendelser til NVE. Beskriv:

• Hvilke hendelser skal varsles?
• Hvem varsler?
• Hvordan varsler man?

Se NVE Veileder til kraftberedskapsforskriften § 2-6 om varsling av hendelser for detaljer.

5. Dokumenter rutinene

Lagre rutinebeskrivelser og registre i internkontrollsystemet.

Sjekkliste: Grunnrutiner for avvik og hendelser

☐ Definert hva som er avvik og hendelser

☐ Avviksregister opprettet

☐ Hendelseslogg opprettet

☐ Rutine for oppfølging beskrevet

☐ Rutine for varsling til NVE beskrevet

☐ Rutiner lagret i internkontrollsystemet

Nivå 2 – Systematisk håndtering gir læring

Når grunnrutinene er på plass, kan virksomheten utvide med kategorisering, trendanalyse og systematisk læring.

Utvid avviksregisteret med kategorisering

Utvid avviksregisteret med flere kolonner for bedre analyse:

• Kategori (teknisk/organisatorisk/dokumentasjon)
• Årsak
• Oppdaget av
• Eventuelt rotårsak

Etabler alvorlighetsgrader til å benytte i vurderingen av avviket:

• Kritisk: Håndter umiddelbart
• Viktig: Håndter innen 1 mnd
• Middels: Håndter innen 3 mnd

Beskriv i rutinen hvordan disse feltene skal fylles ut og brukes.

Etabler rutine for trendanalyse

Beskriv hvordan trender analyseres:

• Hvem gjør analysen? (IKT-sikkerhetskoordinator)
• Hvor ofte? (kvartalsvis)
• Hva analyseres?
  • Øker antall avvik?
  • Gjentar samme type seg?
  • Hvor lang tid tar lukking?

Etabler læringssløyfe

Beskriv hvordan læring føres tilbake til IK-systemet:

Figuren under viser læringssyklusensom sikrer at hele internkontrollsystemet lærer og forbedres kontinuerlig.

Sikkerhetshendelser gir verdifull informasjon om svakheter i forsvaret. Hver hendelse er en mulighet til å lære og bli bedre.

Lenker til utfyllende veiledning

• NVE Veileder til kraftberedskapsforskriften § 2-5 og § 2-6 - Varsling og rapportering
• NVE Veileder til kraftberedskapsforskriften § 2-9 - Evaluering