Krav til innhald i internkontrollen

I dette ligg at alle delpunkta i § 5 må omtalast skriftleg i internkontrollsystemet.
Dokumentasjonen skal vere tilpassa verksemda sin art, aktivitetar, risikotilhøve og storleik. Dersom det ikkje er identifisert særskilde risikotilhøve ved eit anlegg, skal det likevel dokumenterast skriftleg at ei slik vurdering er gjort. Det skal føreligge skriftleg dokumentasjonen på at krav i, eller i medhald av vassdragslovgjevinga er oppfylt. Dette gjeld til dømes instruksar, konsesjonar, godkjenningar og sertifikat.

Hensikta med kravet er at konsesjonæren skal ha kunnskap om innhaldet i lova som konsesjonen er heimla i, konsesjonen, eventuelle pålegg, og dei forskriftene som gjeld for anlegget. Forskrift om damsikkerheit og Ik-vassdrag vil vere sentrale forskrifter å ha kunnskap om. Dette gjeld og vedtak om godkjent detaljplan for miljø og landskap, og vedtak om godkjenning av tekniske planar. Det er ikkje tilstrekkjeleg berre å ha desse dokumenta tilgjengelege. Konsesjonæren må ha kunnskap om innhaldet i dei

For anlegg som heilt eller delvis ligg i område som er verna etter naturmangfaldlova eller anna lovverk, skal den ansvarlege ha oversikt over og kunnskap om verneforskriftene.

Vedkomande vernemyndigheit følgjer opp at vernekrav vert overhaldne. Ved tilsyn og revisjonar kan NVE kontrollere at konsesjonæren har aktuelle verneforskrifter
tilgjengelege, og har nødvendig kunnskap om innhaldet.

Konsesjonæren har plikt til å avklare kva som er relevant for eiga verksemd. Dersom eit anlegg har fått konsesjon berre etter vassressurslova, er det ikkje nødvendig å ha vassdragsreguleringslova tilgjengeleg. På same måte er tilgang til og kunnskap om verneforskrifter, berre relevant dersom eit anlegg heilt eller delvis ligg i eit verna område.

I driftsfasen må til dømes gjeldande konsesjon, enkeltvedtak (detaljplan for miljø og landskap og teknisk plan) og eventuelle pålegg vere tilgjengelege. Dette kan vere anten digitalt eller på papir. I anleggsfasen bør desse dokumenta vere tilgjengeleg i papirversjon. Alle som har oppgåver i anleggsfasen og seinare i driftsfasen, må få informasjon om kva som er særskilt viktig å gjere eller å unngå. Til dømes: Dersom eit inntaksarrangement skal byggast i nærleiken av eit viktig kulturminne, og det av den grunn er gjort ei avgrensing i arealbruken, må årsaka til avgrensinga og viktigheita av dette vere kjent for alle involverte. Slik informasjon må formidlast til entreprenør og maskinførar. Underskrift på at detaljplanar er gått gjennom av dei tilsette ved eit anlegg, inkludert entreprenør/maskinførarar, er eit døme på skriftleg dokumentasjon for slik opplæring.

For å tilfredsstille kravet om kunnskap, rettar og plikter, er det forventa at det er etablert rutinar for å hente inn og informere aktuelt personell om endringar i lovverk, forskrifter, nye pålegg og vedtak.

Hensikta med kravet er at alle som har ansvar knytt til etablering, drift, tilsyn og vedlikehald av anlegg skal ha tilgang til dei opplysningar som er nødvendige for å utføre oppgåver og ansvar dei er tildelt. I dette inngår eit godt kartgrunnlag som viser avgrensinga av anlegget, inkludert hjelpeanlegg og areal som har vore nytta mellombels. Eit slikt kart er dessutan viktig i beredskapssituasjonar. Oversiktskart og tekniske teikningar skal vere oppdaterte.

Det skal føreligge eit oversiktskart over heile anlegget med alle anleggsdelar, inkludert hjelpeanlegg, i eigna målestokk. Oversiktskartet kan med fordel skildre kva planstatus arealet har jf. kommuneplanen sin arealdel. Ligg anlegget i eit LNF- område eller i eit regulert område? Dersom anlegget ligg i eller i nærleiken av område som er verna etter naturmangfaldlova eller anna lovverk, eller andre viktige lokalitetar (særskilde areal/biotopar/kulturminne m.m.), må dette gå fram av kartet.

Det skal utarbeidast tekniske teikningar og arealbrukskart for dei enkelte anleggsdelar. Dette gjeld inntaksarrangement, dammar, lukehus, vassveg, kraftstasjonsbygning, avlaupskanal, tippar, massetak vegar m.m. Eigna målestokk vil vere 1:1000 eller 1:5000. For anlegg i driftsfasen skal oversiktskart og teikningar føreligge ”som bygget”.

Oversikt over vassdragsanlegget, og kart over enkeltlokalitetar, vil vere eit godt hjelpemiddel når verksemda skal utarbeide interne tilsynsrutinar, og når verksemda skal gjennomføre tilsyn. Ei kopling mellom kart og tilsynsrutinar kan vere føremålstenleg.

Hensikta med kravet er å dokumentere at verksemda er i stand til å ta hand om aktuelle utfordringar og problemstillingar knytt til landskap, miljø og damsikkerheit, og på denne måten etterleve dei vilkår og krav som gjeld. Det må leggast fram skriftleg dokumentasjon av korleis kravet til kompetanse vert oppfylt. Dersom anlegget er omfatta av damsikkerheitsforskrifta, er det i tillegg sett særskilde krav som må oppfyllast, jf. damsikkerheitsforskrifta kap. 3.

Det er ikkje sett spesifikke krav til kompetanse for landskap og miljø. Det er likevel forventa at verksemda har nødvendig kompetanse innan temaet. Det er dei konkrete utfordringane ved det enkelte anlegget som vil vere førande for kva kompetanse som trengst. For temaet landskap og miljø vil opplysningar i konsesjonssøknaden, konsesjonsvedtak, bakgrunn for vedtak og godkjent detaljplan for miljø og landskap gje ein peikepinn på kva tema verksemda må ha kunnskap om. Det er i praksis svært ulikt kor komplekse og krevjande vassdragsanlegg er i høve til miljø- og landskapskrav. Kompetansen i verksemda må spegle dette.

Konsesjonæren må gjere ei vurdering/analyse av kva konkrete utfordringar og
problemstillingar som finst ved anlegget, og kva kunnskap som finst i verksemda. Både formell kompetanse og praktisk erfaring må inngå i vurderinga. Med bakgrunn i dei konkrete utfordringane, kan ein vurdere og grunngje kva kunnskap som er nødvendig å ha. Krav som NVE forventar til natur- og landskapsmessig standard for vassdragsanlegg er skildra i NVE sine faktaark «God Praksis», sjå www.nve.no.

Det er opp til konsesjonæren å velje om kompetanse skal opparbeidast internt i organisasjonen, eller om kompetanse skal hentast inn. Dersom ein velgjer å nytte ekstern kompetanse, må det komme klart fram i internkontrollsystemet kva for tema dette gjeld, og kven/kva for kompetansemiljø som skal nyttast. Avtale om bruk av ekstern kompetanse må kunne leggast fram. På denne måten er det lettare å hente inn nødvendig kompetanse raskt dersom behovet oppstår. Viss ein nyttar ekstern kompetanse er det nødvendig å etablere ein rutine eller plan for når slik kompetanse skal hentast inn (jf. boks under).

Kunnskapskravet stiller og krav om at verksemda skal ha ein plan for korleis fagleg kompetanse skal etablerast, oppretthaldast og utviklast. Det er hensiktsmessig å gjere ei vurdering/analyse av kva fagkompetanse verksemda må ha, og kva kompetanse verksemda har. Det er forventa at verksemda har eit medvite forhold til, og ein plan for, korleis kunnskap skal etablerast og haldast ved like. Ei vurdering av behov for vidare utvikling av særskilde kompetanseområde skal være med i planen. Dette kan føregå anten ved å utvikle intern kompetanse, eller ved å leige inn ekstern kompetanse. Dersom ein nyttar ekstern kompetanse bør det gå fram av kompetanseplanen at organisasjonen som eit minimum har «bestillar»-kompetanse for viktige tema.

Hensikta med kravet er at det skal vere klart for alle som er involverte i bygging og drift av vassdragsanlegget, kven som har ansvar og mynde for ulike oppgåver og fagområde. Eigartilhøve, korleis verksemda vert driven, og kven som har ansvar for dei ulike oppgåvene, skal kunne leggast fram skriftleg. Kven har ansvar for internt tilsyn og at standard for landskap og miljø ved anlegget er tilfredsstillande? Kven i verksemda har ansvaret for drifta ved fråvær av ulike funksjonar?

Der det er krav om kvalifisert personell, skal personellet vere namngitt, og kompetansen skal vere dokumentert. Dette vil vere aktuelt for anlegg der det er krav om vassdragsteknisk ansvarleg jf. damsikkerheitsforskrifta kap. 3.

For miljø og landskap er det ikkje sett spesifikke kvalifikasjonskrav. Dette er likevel eit fagområde som må dekkast, og det skal gå skriftleg fram av internkontrollsystemet kven som har ansvaret.

Det er ikkje eit krav at det skal utarbeidast eit organisasjonskart. Dette kan likevel vere nyttig i mange høve for å synleggjere roller, ansvar og mynde for alle partar. Generelle stillingsbeskrivingar (kva ansvar har dagleg leiar, driftsleiar, teknisk ansvarleg, osb.), eller stillingsbeskriving for kvar enkelt person kan vere eit alternativ. Der fleire enn konsesjonæren er involvert i drifta, er det tilrådd at det vert utarbeidd eit organisasjonskart.

Hensikta med kravet er at konsesjonæren skal kunne dokumentere skriftleg at vilkår og pålegg vert etterlevd. Kravet gjeld registrering av målbare vilkår, til dømes måling og registrering av magasinvasstand, vassuttak og pålagd minstevassføring. På denne måten skal konsesjonæren dokumentere at anlegga vert drifta i samsvar med gjeldande vilkår i notid og i ettertid. Det er dessutan viktig å kunne dokumentere dette i tilfelle spørsmål frå ålmenta.

For at konsesjonæren skal sikre seg at registreringsutstyret gir riktige måleverdiar, må det etablerast rutinar for kalibrering av logge- og måleutstyr. Det må dessutan dokumenterast at det er gjennomført kontroll i samsvar med rutine. I NVE sine retningsliner for registrering av pålagd minstevassføring er det sett krav om kontrollmåling av minstevassføring. Kontrollmålingane må dokumenterast. Det same gjeld for manuelle kontrollmålingar av vasstand i reguleringsmagasin jf. NVE sine retningsliner for registrering av vasstand i regulerte magasin. Alle registreringar skal vere tilgjengelege i heile anlegget si levetid, og skal kunne leggast fram for tilsynsmyndigheita på førespurnad. Verksemda må såleis tenke gjennom kva metode ein skal nytte for sikker lagring, slik at data er tilgjengeleg og godt strukturert.

Hensikta med kravet i § 5.6
Hensikta med kravet er at det skal gjennomførast ei kartlegging av farer og problem som kan oppstå for miljø, landskap og sikkerheit. Dersom kartlegginga identifiserer konkrete farer eller problemområde, skal dette følgjast opp med planlegging og gjennomføring av tiltak for å redusere eller hindre fare. Føremålet er å komme i forkant av eventuelle situasjonar som kan utvikle seg til fare for sikkerheit og miljø.

I en konsesjonsprosess vert verknader som følger av et vassdragstiltak vurdert. Eksempel er verknader for bygging og drift av magasin, hovud- og hjelpeanlegg, og verknader på berørt elvestrekkje. I konsesjonane vert det sett vilkår for å ta i vare einskilde gitte forhold best mogeleg. I konsesjonsprosessen vert det soleis gjort eit grunnleggande kartleggingsarbeid som dannar eit naturleg fundament i kartleggingsarbeidet. Der det er sett spesielle konsesjonsvilkår knytt til farer og problemområde, skal kartlegginga alltid omfatte konsesjonsgitte krav.

Ein detaljplan for miljø og landskap for eit nytt kraftverk skal beskrive korleis ein skal stette særlege vilkår knytt til eks; minstevassføring, omløpsventil, passasje for ål, laks, sjøaure m.v. Vilkår som dette vert sett i konsesjonane på bakgrunn av at det er identifisert som «problemområde» i konsesjonsprosessen og internkontrollen skal omfatte desse. Vidare skal planen beskrive korleis ein skal løyse ulike utfordringar som vert identifisert i detaljprosjekteringa. Eksempel på slike kan være; bekkekryssingar, forsering av verdfull natur- eller kulturmark, sidebratt terreng eller utfordrande terrengformasjonar, omsyn til artsmangfald og andre særlege utfordringar. Ein kan soleis forvente at detaljplanen i stor grad gir svar på § 5-6, særleg før og under byggefasen.

I driftsfase, kan primære problemområde til dømes vere avvik frå pålagd minstevassføringsslepp, utfall av vassføring gjennom kraftverket, drift av omløpsventilar, drift av tekniske innretningar for fiskepassasjar, omsyn til anadrom fisk, og for sikkerheit. Fleire problemområde kan vere fare for erosjon i bratt terreng, vegskjeringar med dårleg stabilitet, stabilitet på tippar, erosjon i reguleringssoner, tilstand på tersklar, isforhold, sedimentering og gjengroing i påverka del av vassdraget inkludert elvestrekkje med redusert vassføring, sedimentering i inntak/tersklar, tilstand på stikkrenner med vidare.

Når eventuelle problemområde knytt til miljø og landskap er identifiserte, skal områda kartfestast, jf. § 5-2. Når eventuelle tiltak er gjennomført, er det naturleg med ei hyppig oppfølging gjennom tilsyn, for å kontrollere at tiltaket fungerer som planlagt.

Dersom det etter ein heilskapleg gjennomgang ikkje er identifisert problemområde og potensiell fare for miljø og landskap, må dette dokumenterast skriftleg i internkontrollsystemet.

Rutiner for systematisk tilsyn
Det skal etablerast rutinar for systematisk tilsyn. Tilsynsintervall og omfang skal definerast med bakgrunn i kartlegginga, og grunngjevast. Verksemda skal gjennomføre risikokartlegging, der risikoforholda og behov for tiltak skal vurderast. Avvergande eller reduserande tiltak skal planleggast og gjennomførast. Det skal gjennomførast ROS-analyse etter hensiktsmessig metode og denne skal dokumenterast skriftleg.

Sjå elles forskrift om IK-vassdrag Forskrift om internkontroll etter vassdragslovgivningen (IK-vassdrag) - Lovdata.

Hensikta med kravet er å sikre at vilkår og føresetnader i konsesjon, pålegg og godkjenningar vert etterlevd. Både konsesjonen og notatet bakgrunn for vedtak gir føresetnader for bygging og drift av anlegga. Like eins inneheld ofte vedtak om godkjenning av detaljplanar konkrete vilkår som den ansvarlege må følgje opp og dokumentere i internkontrollsystemet. Dette vil til dømes gjelde krav om
terrengtilpassing, vegetasjonsetablering, vassdraget sin kapasitet til flaumavleiing, minstevassføring, føresetnad om samarbeid med andre myndigheiter eller grunneigarar om utarbeiding av detaljplanar, krav til geotekniske vurderingar, omsyn til hekkande fugl med meir. Dersom tiltaket er planlagd med naturleg revegetering, eller det er sett krav om naturleg revegetering, må dette omtalast i internkontrollsystemet.

Nøkkelen for å oppfylle dette kravet i forskrifta er å etablere gode prosedyrar for å identifisere dei vilkår og føresetnader som er gitt. Dette kan sikrast ved systematisk gjennomgang av konsesjonsvedtaket med tilhøyrande bakgrunn for vedtak, vedtak om godkjenning av detaljerte planar for miljø og landskap, vedtak om godkjenning av tekniske planar og eventuelle pålegg. Ut frå desse styrande dokumenta er det forventa at det vert etablert system og rutinar/prosedyrar som sikrar at dei krav som er sette vert følgde opp. Tilsynsrutinar gjennom byggje -og driftsfase er ei forventning som følgjer av dette. Tydeleg plassering av kven som har ansvaret i verksemda er viktig.

Hensikta med kravet er at konsesjonæren skal setje i verk rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå krav som er fastsette i eller i medhald av vassdragslovgjevinga.

Verksemda må ha ein skriftleg definisjon av avvik for miljø og landskap, slik at alle i verksemda har same forståing av kva som er eit avvik. Dette er viktig for å sikre at avvik faktisk vert oppdaga og kan handterast vidare. Det må etablerast tilsynsrutinar for å avdekke situasjonar som på sikt kan føre til uønska hendingar og avvik. Det må og gå klart fram kven som skal varslast når avvik vert oppdaga, og kven som har ansvar for å rette dei opp. Målet bør vere å oppdage uønska situasjonar tidleg nok til å hindre at dei utviklar seg til avvik.

I Ik-vassdrag er avvik definert som brot på krav fastsett i eller i medhald av
vassdragslovgjevinga. Det er viktig for verksemda å konkretisere innhaldet i
avviksomgrepet. Dersom ein detaljplan for miljø og landskap er godkjend med føresetnad om naturleg revegetering av anleggsområdet vil manglande oppnåing av dette målet vere eit avvik. Dette fordi det er eit brot på vedtak om godkjenning av detaljplanen. Ein detaljplan kan og vere godkjend med føresetnad om ein avgrensa arealbruk som konsesjonæren sjølv har skildra. Overskriding av arealgrensene som går fram av detaljplanen vil difor og vere eit avvik, fordi det er eit brot på detaljplanvedtaket.

Hensikta med kravet er at konsesjonæren har rutinar for systematisk evaluering og forbetring av eige internkontrollsystem. Dette er nødvendig for å sikre at systemet fungerer slik som føresett, og for å oppnå ei kontinuerleg forbetring. Dette betyr at konsesjonæren sjølv må gå gjennom internkontrollsystemet og sikre at det er oppdatert med tanke på endringar i verksemda, regelverk, føresetnader og
utfordringar/problemstillingar ved anlegget. Det må og kontrollerast at systemet vert praktisert i alle ledd. Det er forventa at ansvaret for dette er eintydig plassert, og at det er etablert rutinar for ein systematisk gjennomgang og justering av systemet når det oppstår nye problemstillingar. Gjennomgangen av systemet skal kunne dokumenterast.

Det er ikkje krav til kor ofte internkontrollsystemet skal evaluerast. Verksemda sjølv må vurdere og grunngje behovet ut frå kompleksitet, utfordringar og storleik på anlegget. Det vil vere naturleg å gjere ei vurdering ut frå identifiserte utfordringar og problemområde ved anlegget. Behovet vil dessutan variere ut frå kva fase anlegget er i. I ein etableringsog tidleg driftsfase kan behovet for ein gjennomgang vere større enn i ein meir stabil drifsfase. Anleggseigar må kunne legge fram ein skriftleg vurdering/ prosedyre for kor ofte Ik-systemet skal reviderast. Revisjon skal dokumenterast med dato og signatur.

Mange verksemder knyter gjennomgang av Ik-vassdrag opp til damsikkerheitsforskrifta sine krav til revurdering. Ein komplett gjennomgang kvart 3. – 5- år i driftsfasen vil i dei fleste høve være passande. I etableringsfasen kan det vere behov for å oppdatere systemet kvart år.

NVE kan heilt eller delvis gje dispensasjon frå kravet om å ha internkontrollsystem. Det er likevel ikkje meint at dispensasjon skal vere varig. Ein søknad om dispensasjon må vere grunngjeven. Etter NVE sin praksis vert det berre gjeve dispensasjon for eit kortare tidsrom. Typiske høve vil vere at anlegg i startfasen kan få eitt, eller eit halvt år utsetting før internkontrollsystemet må være på plass.

NVE må grunngje vedtak om unntak frå Ik-forskrifta i kvart enkelt tilfelle.