Roller og kommunikasjon underveis i varslingssesong

I arbeidet med å etablere en varslingstjeneste, er det mange aktører involvert i ulike roller. Det kan være krevende å holde oversikt. Følgende aktører bidrar under ulike faser av planlegging og gjennomføring av en skredvarslingstjeneste:

Leverandørens ansvar: Observasjoner og observatører

Det er leverandør av skredvarslingstjeneste som er ansvarlig for å gjøre egne avtaler med observatører med relevante faglige kvalifikasjoner for manuelle observasjoner. Leverandør skal ha en egen HMS-plan som tilfredsstiller krav iht. lovverket, og har ansvar for personsikkerheten til observatørene ved innhenting av observasjoner, samt ved feltbefaring i beredskapssituasjoner. HMS-planen skal oversendes risikoeier (oppdragsgiver) før kontraktsarbeidene starter.  Leverandøren har også ansvar for å ha rutiner som avdekker, retter opp og forebygger overtredelser av krav iht. lovverket. Her er avvikskjema et godt verktøy. Snøskredvarsler, og ikke observatørene, skal gi anbefaling om eventuelle tiltak. 

Ved skifte av leverandør ved endring av kontrakt, er det ofte ønskelig at observatørene fortsetter arbeidet. Observatører opparbeider seg erfaring over flere år, som gir stor verdi for varslingen. Observatørens erfaring, lokalkjennskap og utdanningsnivå vil i høy grad styre kvaliteten til observasjonene. Det er derfor viktig å unngå belastning på observatør ved skifte av arbeidsgiver og eventuelle nye rutiner. Det anbefales at risikoeier tar ansvar ved et kontraktskifte, og følger opp observatørene for å sørge for en smidig overgang. 

Utover eventuelle direkte avtaler knyttet til observatører som også utfører regional varsling, må varslingen basere seg på tekniske data fra kameraer, værstasjon, og annen instrumentering og muntlig informasjon fra lokalkjente. Ved manglende data (f.eks. pga. driftsproblemer) må snøskredvarsleren ta høyde for økt usikkerhet i datagrunnlaget når stedspesifikt snøskredvarsel utarbeides. Leverandør skal uten opphold si fra om alvorlige mangler i observasjonsgrunnlaget (observatører, instrumentering, mangel på observasjonsturer) til oppdragsgiver.

Kommunikasjon underveis

Risikoeier er ansvarlig for å informere berørt publikum som er påvirket av varslingsområdet. Hvis varslingsområdet omfatter bebyggelse, er det anbefalt å holde et folkemøte.

Det skal gjennomføres oppstartmøte før oppstart av varslingssesongen, og et evalueringsmøte når sesongen er over. Det er oppdragsgivers ansvar å kalle inn til disse møtene. Det anbefales at oppstartsmøte gjennomføres fysisk, særlig hvis det er første sesong med stedspesifikk skredvarsling for objektet. Leverandør og oppdragsgiver skal delta. Vurder om det er hensiktsmessig at flere parter som er involvert i varslingstjenesten eller beredskapsplanen deltar, som for eksempel politiet eller NVE. Ved varsling for midlertidig anlegg, kan det være hensiktsmessig at entreprenøren som utfører er med på oppstartsmøtet. Hvis oppstartsmøtet gjelder et varslingsområde hvor varsling allerede er gjennomført i flere sesonger,  kan møtet arrangeres digitalt.

Underveis i sesongen anbefales det minimum et driftsmøte, og det skal i forbindelse med møtet, utarbeides en rapport av varsling og hendelsestatistikk. Nødvendig kommunikasjon mellom leverandør og risikoeier, som informasjonsdeling eller diskusjon, kan idag foregå på chat-tjenester, noe som gir lav terskel for kontakt og raske avklaringer. Ulempen kan være at informasjon blir borte i en uformell chat-tråd, og at det blir vanskeligere å holde oversikt. Gjøre et bevisst valg av kommunikasjonskanal.

Etter avsluttet varslingssesong skal snøskredvarsler utarbeide og levere en sesongrapport for inneværende år.

Rapporten bør inneholde følgende: 

• Informasjon om perioder med fokus på vær, og skredaktivitet, som førte til høyere aktsomhetsnivå
• Registrert skredaktivitet av betydning, angitt med utløpslengde og skredstørrelse. Dette skal være registrert i skredregistrering.no, og rapport kan henvise til SkredId.  
• Møter gjennom sesongen 
• Opptid/nytte av tilgjengelig instrumenteringen og andre datakilder (f.eks. lokal kjentmann) 
• Innhenting av observasjoner i felt 
• Forbedrings- og/eller utviklingspotensial for neste sesong 
• Antall dager med forhøyet aktsomhetssnivå, f eks høyere enn gult. 
• Antall stedspesifikke varsler i løpet av varslingsperioden 
• Antall evakueringer og antall evakuerte/antall stengninger timer/dager
• Oversikt Avvik, antall dager med forhøyet aktsomhetsnivå hvor det ikke gikk skred mot objekt, og eventuelt hvor det gikk skred av betydning mot objekt uten at det var forhøyet aktsomhetsnivå og/eller gjort tiltak

Sesongrapporten bør leveres innen en måned etter hver vintersesongens avslutning.

Informasjonsdeling

Varsom varsler snøskredfare med regionale varsler, som kan være annerledes enn det stedspesifikke skredvarslet, og for publikum kan denne forskjellen være både uheldig, og vanskelig å forstå. Det er derfor særdeles viktig at både det regionale, og det stedspesifikke varselet har samme kunnskapsgrunnlag, og deler både manuelle og automatiske observasjoner, men også annen info om vær og hendelser.

For å styrke kommunikasjonen i situasjoner med økt beredskap, inviterer NVE til møte for de stedspesifikke skredvarslerne og regionale varslerne, der fokus er deling av informasjon. En skred meterolog fra MET deltar også og informerer om været som har betydelse for skredsituasjonen i den aktuelle regionen. Møteinnkallingen gjøres av NVE til relevante leverandører.

NVE arbeider også for å etablere en god funksjon for å samle data om snø fra instrumentering i fremtiden. Værstasjoner som etableres i forbindelse med stedspesifikk varsling, og holder MET standard, leverer idag data direkte til MET, noe som er essensielt for korrekt skredvarsling. Annen instrumentering som snødybdemålere publiserer ikke data offentlig enda, og har ikke en felles kanal for innsamling av data, men iht. nytt regelverk arbeides det mot en løsning.

Risikoeiers evaluering

I slutten av hver kontrakt for stedspesifikk skredvarsling bør risikoeier gjøre en vurdering av resultatet av den stedspesifikke skredvarslingen. Sesongsrapporter fra leverandør sammenstilles, og avvik vurderes spesielt. Det bør også gjøres en vurdering av publikums oppfatning av tjenesten, dette kan gjøres som en direkte forespørsel til direkte berørte og de som blir påvirket av tiltak.

Har den stedspesifikke snøskredvarslingen effekt? Treffer varselet godt, og føler berørte at tryggheten er ivaretatt?  

Leverandørens evaluering av hendelser og avvik

Det er svært viktig at det blir gjennomført evaluering av tjenester som tilbys, når konsekvens av avvik kan være tap av liv. Leverandør skal kunne identifisere risikofaktorer og vurdere samlet risiko tilknyttet gjennomføringen av tjenesten som blir tilbudt, samt treffe nødvendige og tilstrekkelige tiltak for at risikoen overfor forbrukere og andre er akseptabel, se Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, 2007, s. 4

Etter hver varslingssesong skal den stedspesifikke skredvarslingen evalueres av leverandør, og ved kontraktslutt bør risikoeier gjøre en vurdering av om den stedspesifikke varslingen totalt sett har levert iht. forventningene, men også hvordan de berørte har oppfattet tjenesten (se Risikoeiers evaluering).

Det er viktig at det stedsspesifikke varselet treffer godt slik at aktsomhetsnivået heves og tiltak gjennomføres tidsnok, og når det er nødvendig. Evakuering som tiltak er for eksempel, inngripende og kan gjøre at publikum mister tiltro til tjenesten hvis det gjennomføres uten skred faktisk går.

Ved alvorlige hendelser, hvor skred går og treffer objekt, uten at varselet har fanget det opp, anbefales det en særskilt evalueringsrapport av den spesifikke hendelsen for å finne lærepunkter og mulige forbedringer.