Hvordan lage en kommunikasjonsplan

Etter forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4, skal kommunen ha en plan for befolkningsvarsling. Planen skal bygge på kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan. Planen skal redegjøre for hvordan man kommuniserer med innbyggerne ved en hendelse. Det kan være å sende ut SMS til alle innenfor et visst område, banke på dører og henge opp informasjon hvis beboere ikke er hjemme, sette opp skilt ved inngang til et område osv.

Ved behov for befolkningsvarsling på tvers av kommunegrenser, bør kommunene og øvrige aktører etablere felles planverk og system som sikrer effektive og samordnende varslingsrutiner. Varslets utforming, ansvars- og oppgavefordeling fastsettes i objekt- og aktørplanene. Forhåndsproduserte varslingsmeldinger skal være en del av planverket til risikoeier ved disse tilfellene.

Når beredskapsplan er utarbeidet, og leverandør av skredvarslingstjeneste valgt, anbefales det å arrangere folkemøte med berørte innbyggere i utsatt bebyggelse. Det er også en fordel hvis varslerne hos leverandøren får møte og opprette dialog med beboerne i de utsatte objektene. Erfaring viser at leverandøren har godt utbytte av kommunikasjon med de som bor i varslingsområdet, og at det kan føre til bedre forståelse ved hendelser, som evakuering.